Baza kontaktów i firm

Działy dotyczące sekcji w menu o nazwie “Kontakty, Firmy i Pracownicy” to miejsca w systemie, gdzie przechowywane są informacje dotyczące kontaktów biznesowych, firm oraz pracowników. Skuteczne zarządzanie relacjami z klientami, partnerami i personelem, umożliwia efektywne działania, które przekładają się na sprawną działalność przedsiębiorstwa.

Katalog firm

W sekcji “Firmy” użytkownicy mają możliwość zarządzania informacjami dotyczącymi partnerów biznesowych, klientów oraz kontrahentów. Tutaj można dodawać nowe wpisy firm, edytować istniejące oraz ewentualnie usuwać niepotrzebne rekordy. Poniżej przedstawiono kolejność kroków dla każdej z wymienionych możliwości.

Dodawanie nowej firmy do systemu odbywa się według schematu:

1. Otwórz w menu sekcję “CRM → Firmy” i kliknij w przycisk “Nowy”.

2. Uzupełnij formularz, zwracając uwagę na pola:

• Nazwa firmy: Nazwa po której będzie możliwe wyszukiwanie firmy w rekordach.

• Grupy: Przypisanie firmy do jednej z grup określającej charakter przedsiębiorstwa np. Dostawca, Klienta, Podwykonawca. Grupy są definiowane przez administratora zgodnie z opisem tutaj.

• Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Firmy” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

3. Zapisz dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

Kontakty powiązane z dodaną firmą, wprowadzisz do systemu zgodnie z ustaloną kolejnością:

1. Wybierz firmę z listy widocznej w menu “CRM → Firmy” do której chcesz dodać kontakt.

2. Kliknij zakładkę „Kontakty” i wybierz odpowiednią grupę kontaktów np. “Kontakty”, “Byłe Kontakty”, dla których definicja jest następująca:

• Kontakty: Pracownicy aktualnie zatrudnieni w tej firmie, pełniący określoną rolę.

• Byłe Kontakty: Dane osób, które były wcześniej zatrudnione w firmie. Ich dane pozostają w systemie, co ułatwia dalszą komunikację lub ewentualną współpracę.

3. Dodaj dane kontaktowe w jednej z wybranych zakładek, zwracając uwagę na pola:

• Tytuł: Nazwa pełnionego stanowiska, np. Księgowa, Kierownik produkcji.

• Byli pracodawcy: Możesz opcjonalnie wybrać firmę, w której “Kontakt” pracował wcześniej. Jednak firma musi już istnieć w Twojej bazie danych firm.

• Grupy: Dotyczy wyboru z listy tylko w sytuacji, gdy “Kontakt” należy do konkretnej grupy spośród dostępnych opcji. Grupy definiuje administrator zgodnie z opisem tutaj.

• Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Kontaktu” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

UWAGA: Jeśli kontakt był wcześniej zatrudniony w innej firmie, która jest już w naszej bazie danych, możesz wybrać ją z listy w polu “Byli pracodawcy”. Powiązanie zostanie uwzględnione również w zakładce “Byłe Kontakty” dla tej firmy.

PAMIĘTAJ: Przy edycji i usuwaniu pracownika z danej firmy automatycznie doda się ona do byłych pracodawców. Nie musisz ręcznie dodawać takiej firmy.

4. Zapisz formularz przyciskiem “Zatwierdź”.

UWAGA: Jeśli firma w Twojej bazie danych, działa jako agencja pracy, możesz dodać do niej “Kontakt” i oznaczyć go jako pracownika Twojej firmy, postępując zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Edytowanie danych firmy na liście rekordów wykonasz na dwa sposoby:

Sposób I:

1. Wybierz na liście firmę, której dane chcesz edytować.

2. Użyj przycisku akcji “Edytuj”, wprowadź zmiany i zapisz używając “Zatwierdź”.

Sposób II:

1. Przejdź do podglądu wpisu wybranej firmy na liście za pomocą przycisku akcji “Wyświetl”.

2. Kliknij w przycisk “Edytuj”, następnie wprowadź i zapisz formularz ze zmianami używając “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Kliknięcie nazwy firmy na liście równoznaczne jest z użyciem przycisku akcji “Wyświetl”.

Usuwanie firmy z listy jest możliwe tylko wtedy, gdy w rekordzie jest widoczny przycisk akcji “Usuń”, co oznacza brak powiązań tej firmy z innymi ważnymi rekordami w systemie.

UWAGA: Dane w rekordach, które zostały usunięte, mogą być ponownie dostępne po ich przywróceniu z kosza przez Administratora systemu.

Przywracanie usuniętych rekordów odbywa się według kolejności:

1. Na liście z firmami zastosuj filtr z wyborem opcji “Kosz”.

2. Przy rekordzie, który chcesz przywrócić kliknij w przycisk akcji “Przywróć”.

3. Wybrana Firma pojawi się z powrotem na liście w menu “CRM → Firmy”.

Katalog kontaktów

W sekcji “Kontakty” przechowywane są informacje o osobach współpracujących z nami, zatrudnionych lub niepowiązanych z naszą działalnością. Aby dodawać nowe kontakty, przypisywać im firmy lub edytować oraz usuwać istniejące rekordy, należy postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami.

Dodawanie nowego kontaktu do systemu odbywa się według schematu:

1. Otwórz w menu sekcję “CRM → Kontakty” i kliknij w przycisk “Nowy”.

2. Uzupełnij formularz, zwracając uwagę na pola:

• Imię, Nazwisko: Dane personalne po których będzie możliwe wyszukanie kontaktu w rekordach.

• Grupy: Przypisanie kontaktu do jednej z grup określającej jego stanowisko np. Kosztorysant, Księgowy, Brygadzista.

• Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Kontaktu” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

3. Zapisz dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

UWAGA: Pracownik dodający Kontakt może również przypisać go do grupy Pracowników, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia (rola “HR”). W tym celu należy użyć zakładki “HR” i wpisać zatrudnienie.

Firmy powiązane z dodanym Kontaktem, ustawisz w następującej kolejności:

1. Wybierz kontakt z listy widoczny w menu “CRM → Kontakty” do którego chcesz dodać firmę.

2. W podglądzie rekordu dla pola „Firma” wybierz nazwę firmy dostępną na liście.

UWAGA: Na liście będą widoczne jedynie firmy wpisane do systemu, których adresy mogą zostać skopiowane zgodnie z danymi podanymi podczas tworzenia rekordu firmy w systemie. W tym celu użyj przycisku “Kopiuj adres” po wybraniu interesującej Cię firmy.

3. Zapisz formularz klikając przycisk „Zatwierdź”.

Edytowanie danych kontaktowych na liście rekordów wykonasz w ten sam sposób co edycję danych firm.

PAMIĘTAJ: Kliknięcie nazwy kontaktu na liście równoznaczne jest z użyciem przycisku akcji “Wyświetl”.

Usuwanie kontaktu z listy jest możliwe tylko wtedy, gdy w rekordzie jest widoczny przycisk akcji “Usuń”, co oznacza brak powiązań z innymi ważnymi rekordami w systemie.

UWAGA: Dane w rekordach, które zostały usunięte, są ponownie dostępne w koszu - administrator może przywrócić taki rekord na listę kontaktów.

Przywracanie usuniętych rekordów z danymi kontaktowymi, odbywa się w ten sam sposób co przywracanie danych firm.

Pracownicy

W sekcji „Pracownicy” przechowywane są informacje dotyczące osób, które były lub są aktualnie zatrudnione w firmie, bez konieczności posiadania konta w systemie. Zarządzanie bazą pracowników odbywa się w sposób identyczny jak w sekcji „Kontakty”.

PAMIĘTAJ: Pracownikiem jest ten kontakt w bazie danych, dla którego w zakładce „HR” oznaczono status „Zatrudniony”.

Pozostałe pola podczas tworzenia nowego rekordu na liście „Pracownicy” obejmują:

• Status pracownika: Data na kalendarzu oznaczająca zatrudnienie lub zwolnienie.

• Dział: Przynależność do określonej grupy pracowniczej, której nazwy ustala administrator systemu, np. Biuro, Magazyn, Instalacje.

• Poddział/Brygada: Opcjonalnie, jeżeli dział posiada brygady pracownicze, np. Instalacje → wod-kan, elektryczne.

• Domyśle zastępstwa w przypadku nieobecności pracownika: Wybierz z listy pracownika, który podczas nieobecności będzie pełnił zastępstwo.

PAMIĘTAJ: Pracownikowi wyznaczonemu na zastępstwo zostaną przypisane uprawnienia do kalendarza CRM oraz projektów na czas nieobecności. To on przejmuje zakres obowiązków pracownika nieobecnego.

UWAGA: Zastępstwo mogą pełnić wyłącznie pracownicy posiadający takie same lub wyższe uprawnienia w systemie. Jeżeli w formularzu HR nie zostanie wskazana osoba zastępująca, system podczas każdej nieobecności wyświetli listę pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia, spośród których będzie można wybrać zastępstwo.

PAMIĘTAJ: Zmiany wprowadzone przez pracownika na zastępstwie będą widoczne w kalendarzu nieobecnego, ale tylko do końca jego nieobecności.

• NIP, Pesel, Data urodzenia: Dane osobowe pracownika.

• Standardowa stawka godzinowa brutto: Szacunkowy koszt zatrudnienia za jedną godzinę pracy. Wartość należy obliczyć, dzieląc pełną pensję przez 30 dni kalendarzowych, a następnie przez liczbę godzin dnia roboczego (np. 8 godzin).

• Niestandardowe stawki godzinowe: Zakresy prac, dla których stawka brutto za godzinę pracy różni się od standardowej. Zazwyczaj jest to kwota wyższa, przeliczana analogicznie - przez liczbę dni w miesiącu i godzin pracy dziennej.

• Niestandardowe stawki procentowe pensji: Ustawiane tylko w przypadku, gdy pracownik ma uzgodnioną umowną stawkę za nadgodziny.

UWAGA: Wartości dla niestandardowych stawek procentowych są ustawiane przez administratora, jednak mogą być modyfikowane indywidualnie dla każdego pracownika. Pole jest edytowalne.

• Świadczenia, Zobowiązania, Stan cywilny: Informacje indywidualne dotyczące m.in. renty, zasiłków, kredytów, komorników oraz stanu cywilnego.

• Urlopy i dni wolne: Ustawienia zgodne z przepisami Kodeksu pracy, obejmujące liczbę płatnych dni urlopu, zwolnień chorobowych i dni na żądanie.

PAMIĘTAJ: Jeżeli pracownik zostaje zatrudniony w połowie roku kalendarzowego, liczba przysługujących dni urlopowych będzie proporcjonalnie mniejsza niż w pełnym roku. Należy uwzględnić to w momencie zawarcia umowy.

Niewykorzystane dni z poprzedniego okresu rozliczeniowego należy uwzględnić w polach na końcu formularza, wpisując ich pozostałą liczbę. Zostaną one doliczone do aktualnego limitu. Dotyczy to pracowników zatrudnionych co najmniej rok.

• Adres i telefon domowy: Dane indywidualne potrzebne do kontaktu z pracownikiem.

UWAGA: Dostęp do listy pracowników mają użytkownicy systemu posiadający uprawnienia do wglądu w katalog „Pracownicy”.

Urlopy i dni wolne

W zależności od uprawnień i roli systemowych, pracownicy mogą rejestrować wnioski urlopowe poprzez:

• Aplikację mobilną - dotyczy tylko brygadzistów i pracowników terenowych.

• System webowy - dostępny dla wszystkich użytkowników systemu.

Rejestrowanie wniosku urlopowego za pomocą aplikacji mobilnej zostało opisane w dziale o aplikacji mobilnej. Tworzenie wniosku w wersji webowej systemu przebiega według poniższych kroków:

1. Przejdź do sekcji “Dni wolne → Urlopy i dni wolne”.

2. Wybierz przycisk “Nowy” w prawym górnym rogu i uzupełnij formularz:

• Początek, koniec: Zakres dat dla planowanego urlopu.

• Typ: Wybierz rodzaj nieobecności spośród dostępnych: urlop zaplanowany, na żądanie, chorobowy, bezpłatny.c

• Zastępujący: Osoba, która w czasie nieobecności będzie pełniła zastępstwo. System na ten czas umożliwia jej dostęp do kalendarza oraz projektów, w które zaangażowany jest wnioskujący.

PAMIĘTAJ: Jeżeli w danych „HR” nie został określony zastępca, system pozwoli wybrać osobę z listy pracowników posiadających takie same lub wyższe uprawnienia.

• Notatka: Opcjonalne uwagi lub informacje dodatkowe.

• Stawka procentowa pensji: Pozostaw wartość domyślną ustawioną przez system, jeżeli dni mają zostać odjęte z puli urlopowej.

UWAGA: W przypadku urlopu bezpłatnego wartość wynosi 0%, natomiast dla szkoleń lub umów indywidualnych może być inna – zgodnie z polityką firmy.

3. Zapisz dane przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Zaleca się utworzenie na pulpicie apletu o nazwie „Wnioski o urlopy i dni wolne”, aby mieć bieżący podgląd statusów zgłoszonych wniosków.

Statusy wniosków mogą zmieniać wyłącznie użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia. Na liście rekordów w sekcji „Dni wolne → Urlopy i dni wolne” mogą oni ustawiać status: Zatwierdzony, Brak zgody lub Anulowany.

UWAGA: System automatycznie wylicza liczbę dni urlopu, odejmując z wybranego zakresu dni weekendowe oraz święta.

Oznacza to, że jeśli wniosek obejmuje 10 dni kalendarzowych, a w tym czasie występują dwa dni weekendowe (sobota i niedziela), to do rozliczenia przyjęte zostanie 8 dni urlopu. Tak samo system uwzględnia święta ustawione przez administratora - są one automatycznie wyłączane z puli dni urlopowych.

UWAGA: Anulowanie wniosku urlopowego nie powoduje automatycznego przydziału pracownika do projektu. Po zmianie statusu z „Zaakceptowany” na „Anulowany” należy ręcznie przypisać pracownikowi zadanie w harmonogramie prac.

Powiadomienia o zmianach statusów złożonych wniosków otrzymują pracownicy korzystający z aplikacji mobilnej (działającej w tle).

Użytkownikom korzystającym z aplikacji webowej zaleca się utworzenie apletu na pulpicie, a następnie oznaczenie rekordu jako „Ulubione”. Dzięki temu każda zmiana w tym rekordzie będzie widoczna w górnym panelu systemu, bez konieczności ręcznego przeglądania listy rekordów.