CRM & Organizer - system obsługi klienta i organizacji pracy w firmie

W tym dziale omówione zostaną funkcje związane ustawieniami systemu CRM i organizacji w firmie, skupiając się na trzech głównych obszarach: grupach firm, grupach kontaktów oraz działach zatrudnienia. Dobrze określone nazwy grup w systemie ułatwiają odnajdywanie firm czy kontaktów oraz usprawniają pracę, np. łatwo odnajdziemy firmy świadczące wybrane usługi w celu wysłania zapytania.

Kategorie firm

Sposób segregowania i wpisywania firm w systemie, opierający się na ich określonych grupach, umożliwia ocenę ich funkcji oraz sprawia, że są łatwo odnajdywalne na liście wpisów. Do standardowych nazw dla grup firm możemy zaliczyć min. Dostawcę, Klienta, Podwykonawcę oraz Generalnego Wykonawcę.

Tworzenie kategorii firm odbywa się w następującej kolejności:

Przejdź do menu “Admin → CRM & Organizer → Grupy firm” i zweryfikuj nazwy grup istniejące w systemie.
Opcjonalnie stwórz nowe grupy firm wybierając przycisk “Nowy” i zapisz je za pomocą “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Jeśli przypiszesz chociaż jeden kontakt do danej grupy firm, nie będziesz mógł usunąć tej grupy z listy.

Grupy kontaktów

W grupach kontaktów, oprócz wpisanych nazw ról systemowych, warto sprecyzować indywidualne nazwy dla grup kontaktów, określające cechy lub zachowania np. kurierzy, informatycy, serwisanci (jeżeli nie są naszymi pracownikami). To w jaki sposób określisz ich role i może to pomóc w późniejszym segregowaniu rekordów na listach w celu ich odnalezienia.

Tworzenie kategorii grup kontaktów odbywa się według schematu:

Przejdź do menu “Admin → CRM & Organizer → Grupy kontaktów” i zweryfikuj nazwy grup istniejących w systemie.
Stwórz nowe grupy wybierając przycisk “Nowy” i zapisz za pomocą “Zatwierdź”.

UWAGA: Dostępna opcja “Filtru” w formularzu oznacza, że podczas tworzenia grupy kontaktów możesz skonfigurować filtr. Dzięki niemu dana grupa kontaktów pojawi się na “liście filtrów”, której schemat i funkcjonalność zostały szczegółowo opisane tutaj.

UWAGA: Jeśli przypiszesz chociaż jeden kontakt do danej grupy kontaktów, nie będziesz mógł usunąć tej nazwy grupy z listy.

Działy zatrudnienia

Działy zatrudnienia określają charakter stanowiska pracy, do którego został przydzielony pracownik. Nazwy działów mogą być dodatkowo rozwinięte o tzw. brygady lub poddziały, jeśli konkretny dział wymaga takiego podziału.

W Kroku 3, opisanym w rozdziale “Pierwszych kroków konfiguracji”, przeprowadziłeś początkowe ustawienia dotyczące działów zatrudnienia. Teraz możesz rozszerzyć listę o kolejne nazwy działów, postępując według poniższej kolejności:

Wybierz w menu “Admin → CRM & Organizer → Działy” i za pomocą przycisku “Nowy” dodaj kolejną nazwę działu.
Uzupełnij formularz, zwracając uwagę na znaczenie pól:

Nazwa: Nazwa dla nowo tworzonego działu
Nadzorcy: Wybrany z listy pracownik przełożony, który będzie mógł akceptować dni wolne i wnioski składane przez pracowników należących do tego działu.
Kod księgowy urlopu / Kod księgowy urlopu na żądanie / Kod księgowy chorobowego / Kod księgowy płatnego święta państwowego: Numery księgowe związane z danym przeznaczeniem, przechowywane w systemie księgowym firmy. Funkcja ta z reguły nie jest wykorzystywana przez małe i średnie firmy.

UWAGA: Jeżeli ma być możliwość przydzielenia pracownika do działu to ustaw przełącznik na “Aktywny”. W przypadku likwidacji działu możesz go dezaktywować przesuwając przełącznik.

Zapisz dane w formularzu przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Możesz usunąć z listy nazwę działu, dla której nie przypisano żadnych innych rekordów systemowych.

Sale konferencyjno-szkoleniowe

Dział “Sale konferencyjno-szkoleniowe” umożliwia konfigurację nazw sal dedykowanych spotkaniom z klientami oraz szkoleniom pracowniczym w siedzibie firmy. W jednej sali nie mogą odbywać się dwa spotkania jednocześnie. System nie pozwoli rezerwacji drugiego spotkania w tej samej sali w okienku czasowym pokrywającym się z pierwszym spotkaniem.

Tworzenie nazw dla sal spotkań wykonasz w następującej kolejności:

Wybierz sekcję “Admin → CRM & Organizer → Sale spotkań” i kliknij w przycisk “Nowy”.
Uzupełnij formularz z nazwą sali i zapisz za pomocą “Zatwierdź”.

UWAGA: Jeżeli chcesz, aby dodawana na listę nazwa sali była widoczna w formularzu spotkań, ustaw przełącznik na “Aktywny”. Zawsze masz możliwość dezaktywacji, przesuwając przełącznik w drugą stronę.

PAMIĘTAJ: Możesz usunąć z listy salę, dla której nie zostało stworzone żadne spotkanie. Gdy istnieją spotkania w tej sali użyj funkcji dezaktywacji sali, aby uniemożliwić jej wybór przy nowych spotkaniach.

Dodatkowe pola

Dodatkowe pola w CRM umożliwiają dostosowanie systemu do specyfiki procesu sprzedaży i obsługi klienta. Służą do gromadzenia istotnych informacji, ułatwiają filtrowanie, wyszukiwanie oraz analizę danych, wspierając lepszą organizację i kontrolę nad relacjami z klientami.

Pola mogą przyjmować różne typy danych (np. tekst, liczby, daty, listy wyboru), a ich dostępność może być uzależniona od etapu procesu CRM.

UWAGA: Pola dodatkowe znajdują się w zakładce „Dodatkowe informacje”, a sposób ich uzupełniania zależy od przyjętej konfiguracji.

Aby stworzyć “Dodatkowe pola CRM” postępuj według kolejności:

Przejdź do menu “Admin → CRM & Organizer → Dodatkowe pola” i wybierz przycisk “Nowy”.
Uzupełnij formularz dla którego znaczenie pól jest następujące:

Nazwa: Przykładowy tytuł pola ze zmiennymi, np. język komunikacji, opiekun handlowy.
Typ: Sposób wprowadzania danych przez zalogowanego użytkownika.
- Tekst krótki - pole do wprowadzania krótkiej wartości tekstowej, z możliwością ustawienia jako unikalne (bez duplikatów).
UWAGA: Jeśli opcja „Unikalna wartość” nie jest aktywna, wpisy w polu „Tekst krótki” mogą się powtarzać w różnych rekordach CRM.
- Liczba całkowita, liczba dziesiętna - zakres wartości, w którym musi mieścić się zmienna (min - max).
UWAGA: Jeśli wprowadzone dane przekroczą ustalony zakres zmiennej, system wyświetli komunikat o jego przekroczeniu.
- Tak/Nie – wybór między dwiema dostępnymi opcjami.
PAMIĘTAJ: Przy tym ustawieniu użytkownik wybierze jedną z opcji za pomocą suwaka aktywności.
- Data – pole umożliwiające wybór daty z kalendarza i powiązanie jej z rekordem CRM.
- Data i czas - wybór daty z kalendarza oraz godziny powiązanej ze zmienną.
- Dłuższy tekst - pole umożliwiające wprowadzenie obszernego wpisu.
UWAGA: Jeśli opcja „Unikalna wartość” nie jest aktywna, wpisy w polu „Dłuższy tekst” mogą się powtarzać w różnych rekordach CRM.
- Lista - możliwość wyboru jednej lub kilku opcji do wyboru.
- Lista wielokrotna - możliwość wyboru więcej niż jednej opcji spośród określonych w polu „Opcje”.
PAMIĘTAJ: Po wybraniu jednej z opcji użytkownik będzie mógł wybrać kolejną z listy lub usunąć dotychczas wybraną opcję za pomocą krzyżyka.
- Opcja wyboru jednokrotnego oraz wielokrotnego – działają analogicznie do “List wyboru”, ale sposób ich zaznaczania różni się.
PAMIĘTAJ: W tym przypadku użytkownik wybiera jedną lub kilka opcji, klikając je bez rozwijania listy.
Pole wymagane: Zaznaczenie tej opcji sprawia, że wypełnienie pola jest obowiązkowe, a zapis formularza nie będzie możliwy bez podania wartości.
Dotyczy: Określa, gdzie w systemie będą widoczne utworzone pola dodatkowe.
- Kontakty - pole widoczne tylko w rekordach Kontaktów, dla których określić można rodzaj kontaktu spośród dostępnych na liście: Pracownik, Były pracownik, Niepowiązany.
- Firmy - pole dostępne zarówno w rekordach kontaktów, jak i firm, umożliwiające określenie ich rodzaju lub przypisanie do wybranej grupy.

Określ aktywność tworzonego pola dodatkowego w wybranej referencji oznaczając suwak na “Tak”.

UWAGA: Jeśli chcesz, aby nazwa dodawanego pola dodatkowego pojawiała się w kolumnie listy rekordów, aktywuj opcję „Pokaż na liście”.

UWAGA: Pola dodatkowego nie można usunąć z listy, jeśli zostało już powiązane z co najmniej jednym rekordem w systemie.

PAMIĘTAJ: Jeśli opcja została już użyta w rekordach CRM, zmiana jej nazwy nie zaktualizuje danych historycznych - w istniejących rekordach pozostanie pierwotna wartość.

Zapisz zmiany za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Utworzone pola dodatkowe będą dostępne w „Filtrowaniu szczegółowym”, co umożliwia szybkie wyszukiwanie rekordów po wybranej zmiennej.