Pierwsze kroki - konfiguracja

Po zarejestrowaniu konta i zalogowaniu się przez administratora, otrzymasz wskazówki dotyczące konfiguracji systemu. Przed rozpoczęciem pracy, zalecamy przejście przez wszystkie kroki, aby dostosować system do unikalnych potrzeb Twojej firmy.

Krok 1: Przejrzyj ustawienia ogólne systemu.

Pierwszym krokiem jest dostosowanie ogólnych ustawień systemu, które są dostępne w menu Admin -> Ustawienia ogólne. Ustawienia ogólne systemu są kluczowe dla dostosowania go do potrzeb firmy.

1. Zweryfikuj i dostosuj ustawienia, takie jak: kalendarz, godziny pracy, język, strefa czasowa, waluta, wygląd panela bocznego, przechodząc do ustawień za pomocą przycisku:

   

   UWAGA: Większość parametrów jest konfigurowana automatycznie przez system biorąc pod uwagę aktualną lokalizację firmy. Jednakże w niektórych przypadkach może zaistnieć potrzeba naniesienia drobnych zmian.

2. Przejrzyj uzupełnione automatycznie przez system wartości dla nazw pól:

   • Logo - umożliwia ustawienie logo firmy, które będzie wyświetlane w systemie (np. podczas logowania).

   • Nagłówek - treść pojawiająca się na ekranie logowania użytkowników.

   • Kraj, województwo, strefa czasowa - ustawiane automatycznie, warto zweryfikować ustawione przez system wartości. Brakujące informacje należy uzupełnić.

   • Domyślna waluta - waluta która będzie ustawiana w polach walutowych jako pierwszy wybór.

   • Jednostki miar - domyślny system jednostek: metryczny lub imperialny.

   • CRM: Kalendarz - zakres godzin - zakres godzin dostępnych w kalendarzu CRM.

   • CRM: Kalendarz - czas trwania okienka - minimalny zakres czasowy widoczny na kalendarzu CRM.

   • CRM: Kalendarz - domyślne godziny pracy - zakres godzin dla dnia roboczego.

   • Główna firma - firma która korzysta z systemu.

UWAGA: Podczas niektórych etapów konfiguracji pojawią się krótkie wskazówki. Mogą dotyczyć zmian domyślnie ustawionych lub decyzji, które będziesz musiał podjąć.

PAMIĘTAJ: Aby przejść do kolejnego etapu konfiguracji, wystarczy kliknąć w pole:

UWAGA: Jeżeli krok konfiguracji nie został zakończony to u góry ekranu pozostanie widoczny komunikat:

PAMIĘTAJ: Przy nieskończonej początkowej konfiguracji, a ponownym zalogowaniu, konfigurację będziesz mógł kontynuować bez utracenia wcześniej wprowadzonych danych.

UWAGA: Po każdym zakończonym kroku, zostanie wyświetlony procentowy stopień ukończenia konfiguracji, wskazujący pozostałą ilość do zrealizowania.

Krok 2: Przejrzyj ustawienia urlopów.

Kolejnym etapem jest ustawienie zasad planu urlopowego obowiązującego w firmie, który jest dostępny w menu Admin -> Ustawienia dni wolnych. System będzie uwzględniał wprowadzone ustawienia przy rozliczaniu pracowników, określając ilość przysługujących im dni wolnych w zależności od przepracowanych dni. Dane te zostały ustawione w systemie domyślnie i można je zmienić.

1. Zweryfikuj i dostosuj domyślne ustawienia widoczne po wybraniu przycisku “Przejdź do ustawień”.

2. W dalszej części postępuj analogicznie jak w Kroku 1.

PAMIĘTAJ: Plan urlopowy w Polsce jest regulowany przez zapis w Kodeksie Pracy.

Krok 3: Utwórz działy i brygady w swojej firmie.

W kolejnym kroku ustawienia systemowe dotyczą nazw działów i brygad, których ilość i dostępność możesz dostosować do potrzeb firmy. Ustawienia dla tego kroku konfiguracji są dostępne w menu Admin -> CRM -> Działy. Domyślnie w systemie ustawione zostały trzy działy: “Administracja”, “Malowanie” i “Podłogi”. Można je zmienić za pomocą przycisku “Edytuj”.

1. Przeczytaj widoczną wskazówkę i “Przejdź do ustawień”.

2. Zweryfikuj nazwy domyślnie ustawionych działów i stwórz kolejne działy jeżeli istnieje taka potrzeba, klikając w przycisk “Nowy”.

UWAGA: Administrator systemu zostaje automatycznie przypisany do działu “Administracja” oraz może dodawać siebie również do innych działów.

PAMIĘTAJ: Przypisanie pracowników oraz nadanie im ról i funkcji będzie możliwe dopiero po zakończeniu uproszczonej konfiguracji systemu. Sposób tworzenia kont dla użytkowników systemu został opisany tutaj.

3. Stwórz brygady powiązane z działami. Najpierw wyświetl wybraną nazwę działu, a dopiero potem zacznij dodawać do niego brygady przy użyciu przycisku “Nowy”.

Przykład brygad utworzonych dla działu “Malowanie”, np. brygada ściany, brygada sufity.

4. Zapisz formularze tworzenia brygad za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

UWAGA: Każdy dodany do konkretnego działu kontakt lub brygada uniemożliwia w przyszłości usunięcie tego działu. Więcej na temat powiązań między rekordami znajdziesz tutaj.

Krok 4: Utwórz przynajmniej jednego kierownika projektów.

Możliwa do ustawienia w systemie funkcja “Kierownika projektu” zależna będzie od liczby wymagań w firmie, powiązanych z tym stanowiskiem. Te ustawienia systemowe dostępne są w sekcji Admin -> Dostęp -> Użytkownicy. W zależności od nadanej roli, użytkownikowi jednocześnie przypisane zostają odpowiednie uprawnienia o których dowiesz się więcej z informacji zapisanych tutaj. Krok ten może zostać pominięty wraz z wyborem ostatniej z możliwych opcji “Wyłącz funkcję kierownika projektu”.

1. Wybierz jedną z czterech dostępnych możliwości proponowanych przez system:

   I. Ustaw siebie jako kierownika projektu.

• Kliknij w przycisk “Przejdź do edycji swojego kontaktu”.

• Na wysuwalnej liście w polu “Grupy” wybierz nazwę “Kierownik projektu”.

UWAGA: Informacja widoczna na niebieskim polu potwierdza, że masz utworzone konto w systemie i dla każdej nowej nazwy “Grupy” do której zostaniesz dodany, automatycznie przydzielone zostaną Tobie odpowiednie uprawnienia.

• Zweryfikuj poprawność danych wpisanych do formularza i zapisz zmiany przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Dokonaj wyboru w polu “Uprawnienia”, dla którego dostępne opcje na liście są opisane tutaj.

II. Możesz utworzyć kontakt dla nowego pracownika, przydzielić go do grupy „Kierownik projektu” i w zakładce HR ustawić go jako pracownika, a następnie utworzyć dla niego użytkownika.

• Kliknij w przycisk “Utwórz kontakt”.

• Uzupełnij formularz wpisując dane pracownika, który ma pełnić funkcję “Kierownika projektu”.

• Na wysuwalnej liście w polu “Grupy” wybierz nazwę “Kierownik projektu”.

• Dokonaj wyboru w polu “Uprawnienia” zgodnie z opisem dostępnym tutaj, a następnie potwierdź wprowadzone zmiany, klikając przycisk “Zatwierdź”.

• W podglądzie wyświetlonego formularza przejdź do zakładki “HR”, ustaw Status pracownika na “Zatrudniony” oraz zapisz dane za pomocą przycisku”Zatwierdź”.

  

• W prawym górnym rogu kliknij w “Utwórz użytkownika”.

  

UWAGA: Utworzenie konta użytkownika w systemie jest możliwe wyłącznie po zmianie statusu pracownika na “Zatrudniony”.

• Uzupełnij pola na wyświetlonym formularzu i zapisz wprowadzone zmiany przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: W polu “Role”określ wartości “Wymagane”, bez których nie będzie możliwe wybranie z listy dowolnego pracownika, np. Kierownik projektu musi być jednocześnie pracownikiem biurowym.

III. Możesz przydzielić inny istniejący kontakt pracownika do grupy „Kierownik projektu”.

• Kliknij w przycisk “Pokaż pracowników”.

UWAGA: Aktualnie jesteś jedynym pracownikiem wpisanym do systemu. Wartości dla pól dostępnych w tej opcji będą pozostawać puste do momentu uzupełnienia ich informacjami dotyczącymi innych pracowników. Wówczas wtedy będziesz mógł postąpić według schematu opisanego poniżej:

• Wybierz spośród wpisanych pracowników ten kontakt, któremu chcesz dodać grupę “Kierownik projektu”.

PAMIĘTAJ: Pracownik wpisany do systemu musi spełniać określone “Wymagania”, aby móc zostać przypisanym do kilku grup jednocześnie.

• Kliknij w jego nazwę, przejdź do formularza edycji i dodaj lub zmień w nim dotychczas przypisaną mu nazwę grupy.

• Zapisz wprowadzone zmiany przyciskiem “Zatwierdź”.

IV. Wyłącz funkcje menadżera projektów.

• Kliknij w przycisk “Przejdź do ustawień”.

• W polu “Wartość” wybierz opcję “Nie” i zapisz zmiany przyciskiem “Zatwierdź”.

2. Uzupełnij zgodnie z dokonanym wyborem wyświetlony formularz i przejdź do następnego kroku konfiguracji systemu.

Krok 5: Utwórz przynajmniej jednego asystenta kierownika projektów.

Ten krok konfiguracji jest identyczny jak opisany w Kroku 4 i może zostać pominięty, poprzez wybranie ostatniej z możliwych opcji “Wyłącz funkcję kierownika projektu”.

UWAGA: Jeśli poprzednio utworzyłeś konto pracownika, system automatycznie wyświetli go na liście, gdy wybierzesz trzecią opcję w tym kroku konfiguracji.

PAMIĘTAJ: Możesz zmienić widoczność rekordów, wybierając inny zakres z dostępnych opcji na liście.

Krok 6: Utwórz przynajmniej jednego kosztorysanta.

W tym etapie konfiguracji postępowanie jest podobne do kroków 4 i 5. W przeciwieństwie do poprzednich etapów, ten krok jest obowiązkowy. Musisz wybrać kosztorysanta spośród pracowników i użytkowników systemu.

UWAGA: W tym kroku nie możesz wyłączyć funkcji Kosztorysanta.

PAMIĘTAJ: W zależności od liczby równoległych prac na projektach, w systemie może być kilku wybranych Kosztorysantów.

Krok 7: Utwórz przynajmniej jednego brygadzistę.

Ustawienia wymagane w tym kroku są identyczne jak te opisane w Kroku 6. Nie możesz pominąć tego kroku. Musisz wybrać brygadzistę spośród pracowników i użytkowników systemu.

UWAGA: W tym kroku nie możesz wyłączyć funkcji Brygadzisty.

PAMIĘTAJ: W zależności od liczby równoległych prac na projektach, w systemie może być kilku wybranych Brygadzistów.

Krok 8: Przejrzyj ustawienia związane z obsługą kontraktów.

W tym kroku konfiguracji przejrzyj ustawienia związane z obsługą kontraktów, dostępne w menu Admin -> Kontrakty -> Ustawienia. Parametry te wpływają na zarządzanie i monitorowanie umowami między firmą a klientami. Wartości domyślne są już ustawione dla większości pól, ale możesz je zmienić według własnych potrzeb.

1. Zweryfikuj i dostosuj domyślne ustawienia widoczne po wybraniu przycisku “Przejdź do ustawień”.

2. Dokonaj ewentualnych zmian, klikając przy wybranym rekordzie w przycisk “Szybka edycja” i zapisz je przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Przypisanie wartości do pól zaczynających się od słowa “domyślny” oznacza, że te nazwy rekordów w systemie automatycznie uzupełnią się wpisami określonymi w formularzu. Możesz określić, kto będzie widoczny w danej grupie, wybierając jedno z poniższych ustawień:

• Użytkownik tworzący projekt, jeżeli posiada odpowiednie uprawnienia. Oznacza to, że każdy użytkownik, który stworzy taki dokument, będzie widoczny, pod warunkiem, że należy do danej grupy i pełni odpowiednie role w systemie.

• Wybrany z listy konkretny użytkownik należący do danej grupy (np. Kosztorysant).

Krok 9: Przejrzyj ustawienia związane z planowaniem prac.

Kolejny etap konfiguracji dotyczy planera pracy, dostępnego w menu Admin -> Kontrakty -> Ustawienia planera. Parametry widoczne na tej liście mogą wpływać na lepszą kontrolę i efektywne zarządzanie projektami przy wykorzystaniu pracy pracowników. Wartości domyślne są już ustawione dla większości pól, ale możesz je zmienić według własnych potrzeb.

• Zweryfikuj i dostosuj domyślne ustawienia widoczne po wybraniu przycisku “Przejdź do ustawień”.

• Dokonaj ewentualnych zmian, klikając przy wybranym rekordzie w przycisk “Szybka edycja” i zapisz je przyciskiem “Zatwierdź”.

UWAGA: Czas wysyłania powiadomień określa godzinę w której pracownik otrzymuje informację z nadchodzącym przydziałem do pracy tj. miejscem i godziną stawienia się na projekcie.

PAMIĘTAJ: Aby pracownik mógł otrzymywać powiadomienia o przydziale do pracy, musi mieć zainstalowaną aplikację mobilną Contractors.es na swoim telefonie komórkowym. Więcej na temat aplikacji mobilnej przeczytasz tutaj.

PAMIĘTAJ: Limity określone w polach dotyczących informowania przełożonego o spóźnieniu się lub wcześniejszym wyjściu z pracy, a także o oddaleniu się pracownika od miejsca przydziału, zostają odnotowane w aplikacji webowej w menu Kontrakty -> Planer -> Przeglądaj wydarzenia. Zapisywane w ten sposób zdarzenia pozwolą określić na ile uczciwy i sumienny jest dany pracownik.

UWAGA: W połączeniu z nawigacją GPS otrzymasz sygnały ostrzegawcze w momencie, gdy limity jakie ustawiłeś zostały przekroczone przez pracownika.

PAMIĘTAJ: Pracownik nie otrzymuje powiadomień o przekroczeniu ustawionych przez Ciebie limitów.

Krok 10: Utwórz ogólne rodzaje prac jakie wykonujesz w swojej firmie.

W tym etapie konfiguracji dokonaj ustawień rodzajów prac dostępnych w Twojej firmie. W menu Admin -> Kontrakty -> Rodzaje projektów, system domyślnie zdefiniował najczęściej spotykane obszary robót budowlanych, takie jak: Budowa, Renowacja, Rozbudowa i Wsparcie.

1. Zweryfikuj i dostosuj domyślne ustawienia, klikając przycisk “Przejdź do ustawień”.
2. Ewentualne zmiany dokonaj poprzez szybką edycję wybranego rekordu i zapisz je, korzystając z przycisku “Zatwierdź”.
3. Dodaj nowe rodzaje prac (np. Montaż, Rozbiórka), używając przycisku “Nowy” i zapisz je za pomocą “Zatwierdź”.

UWAGA: Bez dodania nowego rodzaju prac, nie przejdziesz do kolejnego kroku konfiguracji.

PAMIĘTAJ: Rekordy dodane do listy mogą być usuwane tylko do momentu, gdy wystąpią powiązania z innymi rekordami systemowymi.

Krok 11: Utwórz zakresy prac. Jest to jednocześnie Twój cennik.

W tym kroku wybierz zakresy prac z dostępnej listy w menu Admin -> Kontrakty -> Zakresy prac, które najlepiej odzwierciedlają profil Twojej firmy. Do systemu wpisana została lista z nazwami najczęściej spotykanych zakresów prac z branży budowlanej. Należą do nich min. Fundamenty, Kominy dymowe, Układanie paneli podłogowych.

1. Zweryfikuj i dostosuj domyślne ustawienia, klikając przycisk “Przejdź do ustawień”.

2. Możesz obejrzeć film na którym krok po kroku przedstawiony został sposób tworzenia zakresów prac.

   

3. Usuń z listy niepotrzebne zakresy prac, a dla pozostałych określ sposoby ich wyceny.

4. Oznacz w formularzu wybrany sposób wyceny spośród dostępnych: indywidualna, wedle dostosowywalnej stawki za jednostkę lub za godzinę pracy oraz według stałej stawki za jednostkę lub za godzinę pracy.

UWAGA: W zależności od wybranego przez Ciebie rodzaju wyceny, ilość pól w dalszej części uzupełnianego formularza może ulec zmianie. Zmiany będą odpowiednio dotyczyły wycen według: dostosowywalnej i stałej stawki godzinowej (wartość określona w PLN za stawkę godzinową pracy), oraz dostosowywalnej i stałej stawki za jednostkę (wartość określona w PLN za 1 jednostkę, ilość jednostek oraz szacowana ilość godzin przeznaczona na 1 jednostkę).

Przykłady wycen dostępnych w Contractors.es:

• Wycena indywidualna - określa orientacyjnie wartość wykonania konkretnego zakresu pracy.

Przykład: Wykopanie studni zależy od wielu czynników, co określa wykonawca. Metoda opiera się na doświadczeniu życiowym i kalkulacji podstawowych materiałów. Stosuje się ją, gdy firma świadczy wąską gamę usług o zbliżonej rentowności.

• Dostosowywalna stawka za jednostkę / za godzinę – elastyczna opcja, dostosowana dla jednostki, jednostki zależnej, działu operacyjnego lub pojedynczego procesu. Różni się od stałej stawki, uwzględniając aktualne czynniki rynkowe.

Przykład: Rozbiórka budynku w ścisłym centrum miasta, z ograniczeniami i procedurami narzuconymi przez Urząd Miasta, wymaga wyceny opartej na zmiennych jednostkowych. Wykonawca musi uwzględnić te czynniki w ogólnej kalkulacji.

• Stała stawka za jednostkę / za godzinę – prosta i często stosowana metoda, określająca wartość końcową usługi dla konkretnego zadania.

Przykład: Przy wycenie ułożenia paneli podłogowych wykonawca pomiaruje powierzchnię i mnoży ją przez ustaloną jednostkową wartość za m2. Pracownik jest rozliczany za godzinę pracy według ustalonej stawki godzinowej. Ceny rynkowe narzucają fachowcy w danej dziedzinie, zazwyczaj są one zbliżone do siebie.

UWAGA: Podczas wyceny projektu określ, czy uwzględniasz koszty materiałów. Jeśli klient dostarcza materiał, zaznacz: “Szacowany koszt materiałów – Nie”.

PAMIĘTAJ: Jeśli dla danego zakresu prac istnieją powiązania z innymi rekordami systemu, nie możesz go usunąć z listy. Możesz jednak dezaktywować opcję “Aktywność”, co spowoduje, że zakres ten nie będzie już dostępny do wyboru przy tworzeniu kolejnej wyceny w systemie.

4. Dodaj nowe rodzaje zakresów prac (np. Układanie tarasów), używając przycisku “Nowy” i zapisz je za pomocą “Zatwierdź”.

Krok 12: Dziękujemy za ustawienie systemu.

Z powodzeniem dotarłeś do końca „Pierwszych kroków z systemem”. Zapisz wprowadzone ustawienia za pomocą przycisku:

Zapraszamy do dodania reszty pracowników, importu kontaktów i firm, a także do utworzenia pierwszego projektu, uzupełnienia listy magazynowej i wielu innych czynności za pomocą instrukcji dostępnych dla różnych modułów systemu. Nie zapomnij o naszej aplikacji mobilnej dla pracowników fizycznych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, śmiało się z nami skontaktuj. Jesteśmy gotowi odpowiedzieć na nie i służyć pomocą.