Konfiguracja uprawnień

Konfiguracja uprawnień w systemie jest kluczowa dla precyzyjnej kontroli dostępu, zapewniając administratorowi możliwość dostosowania uprawnień do ról i odpowiedzialności użytkowników. To zwiększa bezpieczeństwo systemu, chroni poufne dane i minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych krytycznych.

Tworzenie kont użytkownikom systemu

Aby pracownik mógł rozpocząć pracę w systemie, konieczne jest utworzenie dla niego konta użytkownika. Administrator, po założeniu konta, ma możliwość precyzyjnego określenia uprawnień i ról dla każdego użytkownika. Taki proces pozwala na ograniczenie widoczności wybranych rekordów w systemie oraz kontrolowanie dostępu do nich zawartości i wprowadzania w nich zmian.

PAMIĘTAJ: Precyzyjne wprowadzanie danych przy tworzeniu kont użytkowników w systemie jest kluczowe. Zbiorcza lista pracowników nie może być zaimportowana ze względu na zróżnicowane stanowiska pracy, stawki wynagrodzenia oraz inne zmienne wartości.

UWAGA: Nie utworzysz konta użytkownika bez wpisania go na listę pracowników lub podwykonawców (dot. użytkownika dla brygadzisty podwykonawcy).

Wprowadź pracownika na listę w menu CRM, postępując zgodnie z poniższą kolejnością:

1. Wybierz menu “CRM -> Pracownicy” i wpisz pracownika na listę za pomocą przycisku “Nowy”.

PAMIĘTAJ: Aby wpisać pracownika na listę musisz uzupełnić wszystkie pola wymagane w trzech widocznych zakładkach: “Ogólne”, “HR”.

2. Uzupełnij formularz z danymi osobowymi w zakładce “Ogólne”, zwracając uwagę na pola:

• Grupy: Przypisanie pracownika do kategorii “Grup kontaktów”, tj. wybór stanowiska, np. Kosztorysant, Pracownik terenowy lub Brygadzista. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

PAMIĘTAJ: Pracownik może zostać przypisany do kilku “Grup Kontaktów” jednocześnie.

• Uprawnienia: Określenie dostępu do rekordu pracownika przez innych użytkowników - szczegóły tutaj

3. Przejdź do zakładki “HR” i ustaw status na “Zatrudniony”.

4. Uzupełnij informacje kadrowe:

• Data zatrudnienia: Od kiedy pracownik jest zatrudniony.

• Dział: Przypisz pracownika do kategorii “Działu zatrudnienia” (np. Administracja, Malowanie).

• Poddział/Brygada: Opcjonalna nazwa grupy pracowniczej (np. “Malowanie -> Ściany wewnętrzne”)

UWAGA: Wartości dla pola “Poddział/Brygada” będą widoczne na liście po dokonaniu ich wpisu w dziale “Pierwsze kroki - konfiguracja” w Kroku 3.

• Pesel, data urodzenia: Dane personalne.

• Stawka godzinowa: Określ stawkę godzinową spośród dwóch dostępnych opcji:

  • Standardowa stawka godzinowa: Jeśli pracownik ma stałą pensję, wpisz szacunkowy koszt za jedną godzinę jego pracy (wartość brutto pensji podziel na ilość godzin pracy w miesiącu). Jest to koszt jaki będzie używany do generowania statystyk dla projektów.

  • Niestandardowa stawka godzinowa: Jeśli pracownik ma wynegocjowane inne stawki za różne prace to określ dla niego “Zakres prac” i ustal stawkę godzinową brutto.

UWAGA: Dla jednego pracownika możesz określić kilka zakresów prac, każdy kolejny zakres dodasz przyciskiem “Nowy”.

PAMIĘTAJ: Określony sposób rozliczania godzin opiera się na planerze pracy i obecności pracownika w pracy odnotowywanej poprzez aplikację mobilną pracownika lub kierownika projektu.

• Niestandardowe stawki procentowe pensji: Jeżeli pracownik ma wynegocjowane niestandardowe stawki za nadgodziny czy pracę nocną/weekendową to należy je tutaj wpisać.

PAMIĘTAJ: Zastosowanie tego rozliczenia dotyczy pracowników terenowych, dla których uwzględniono możliwość występowania nadgodzin pracy.

• Świadczenia, zobowiązania: Dodatkowe korzyści przyznane pracownikowi lub zobowiązania, którymi jest obciążony.

• Stan cywilny: Określenie statusu społecznego - wolny, zamężna/żonaty.

• Urlopy i dni wolne: Jeżeli pracownik ma wynegocjowane inne warunki urlopów niż domyślne należy je tutaj uzupełnić. Domyślne wartości są brane z ustawień systemu dokonanych wcześniej.

PAMIĘTAJ: Wszystkie wnioski o dni wolne składane przez pracownika za pośrednictwem systemu Contractors.es po akceptacji zostaną zarejestrowane i widoczne w zakładce pracownika o nazwie “Dni wolne”.

UWAGA: System oblicza wartość, jaką pracownik może wpisać w swoim wniosku, bazując na ilości przepracowanych dni w stosunku do przysługujących mu dni wolnych.

5. Opcjonalnie wybierz ostatnią zakładkę “Adres domowy” i wpisz dane adresowe pracownika. “Adres domowy” posiada odrębne uprawnienie i jest domyślnie widoczny tylko dla administratorów oraz użytkowników z rolą HR.

6. Zapisz uzupełniony formularz przyciskiem “Zatwierdź”.

7. Wejdź w podgląd danego pracownika na liście rekordów i kliknij w zielony przycisk „Utwórz Użytkownika”.

   

8. Uzupełnij puste pola w formularzu tworzenia użytkownika i zapisz zmiany przyciskiem “Zatwierdź”.

   

UWAGA: System wygeneruje wartości dla pól, które możesz zmienić:

• Użytkownik: Wpisze login przy pomocy jakiego użytkownik będzie się logował np. mikolajtrabka.

• Nazwa: Będzie identyczna z nazwą kontaktu wpisaną do systemu, np. Mikołaj Trąbka. W razie potrzeby można ją zmienić.

PAMIĘTAJ: Jeżeli nie uzupełnisz hasła w polu “Hasło”, to zostanie ono wylosowane przez system i przesłane na adres e-mail użytkownika.

UWAGA: Pole “Role” określa uprawnienia odpowiadające stanowisku zatrudnienia, wybierz ją z wysuwalnej listy np. pracownik terenowy.

PAMIĘTAJ: Termin aktywności konta w systemie można ustawić, wpisując datę w polu “Wygaśniecie konta”, aby użytkownik po tej dacie nie mógł się logować do systemu.

9. Na podany adres e-mail pracownika zostanie wysłana wiadomość zawierająca link oraz dane do pierwszego logowania w systemie.

Lista użytkowników dodanych do systemu jest dostępna w menu “Admin -> Dostęp -> Użytkownicy”.

Uprawnienia użytkowników

Uprawnienia użytkowników kontrolują dostęp do modułów.

Wpisane uprawnienia podejrzeć możesz na dwa sposoby:

• Kliknij w przycisk “Wyświetl” przy wybranym użytkowniku na liście “Admin -> Dostęp -> Użytkownicy”.

• Wyświetl graficzną listę z uprawnieniami dla wszystkich ról, wybierając zakładkę “Uprawnienia” w sekcji “Admin -> Dostęp -> Role”.

Możesz również dokonać ewentualnych zmian w uprawnieniach użytkowników, postępując według poniższej kolejności:

1. W menu “Admin -> Dostęp -> Role” wybierz zakładkę “Lista”.

2. Przejdź do “Edycji” przy wybranym rekordzie roli.

3. Oznacz na liście uprawnienia, które chcesz dodać lub usunąć i zapisz formularz przyciskiem “Zatwierdź”.

UWAGA: Nie zaleca się znaczących modyfikacji ról podstawowych. Przemyśl czy nie lepiej utwórzyć nową rolę w celu znaczących zmian w uprawnieniach.

PAMIĘTAJ: Każda zmiana uprawnień dla danej roli w systemie będzie miała bezpośredni wpływ na uprawnienia wszystkich użytkowników przypisanych do tej roli.

Role systemowe

Role systemowe to grupa uprawnień przydzielana stanowiskom zależnie od pełnionych funkcji w przedsiębiorstwie. Każda rola definiuje specyficzne funkcje oraz kontroluje dostęp do konkretnych modułów i zasobów systemu. Lista ze zdefiniowanymi nazwami ról dostępna jest w menu “Admin -> Dostęp -> Role”.

Możesz edytować wybrane role na liście poprzez “Szybką edycję” lub utworzyć nową rolę, klikając w przycisk “Nowy”. Formularz pozostaje taki sam, ale dla nowej roli wymagane jest wprowadzenie nazwy.

UWAGA: Jeżeli chcesz, aby nowa nazwa roli, którą wprowadzasz do systemu częściowo pokrywała się z uprawnieniami innej roli, postępuj według poniższych kroków:

1. Dodaj na listę ról systemowych nazwę nowej roli za pomocą przycisku “Nowy” np. Logistyk.

2. Pod polem „Wymagane” kliknij w tę nazwę roli, której uprawnienia mają być dziedziczone. np. Magazyn.

   

3. W drzewie uprawnień, wybierz z listy te uprawnienia, które chcesz dodatkowo przypisać do nowo tworzonej roli i zapisz formularz przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Jeśli wybrana wymagana rola miała wcześniej przypisaną inną rolę z listy, to nowa rola na liście otrzyma wszystkie te role jednocześnie.

UWAGA: Role bez dziedziczenia w kolumnie “Wymagane” mają najmniejsze uprawnienia. Role z dziedziczonymi innymi rolami mają szersze uprawnienia.

Historia aktywności użytkowników

W systemie rejestrowane są zmiany dokonywane w rekordach, a także akcje ich podglądu.

PAMIĘTAJ: Pełen dostęp do historii aktywności mają jedynie administratorzy i ta opcja nie podlega wyłączeniu ani ograniczeniom ustawień systemowych.

Historię zmian w poszczególnych rekordach można prześledzić w zakładce “Więcej -> Historia”. Pełną listę wszystkich zmian w systemie znajdziesz w menu “Admin -> Dostęp -> Aktywność użytkowników” - musisz być zalogowany jako administrator.

UWAGA: Funkcja filtrowania rekordów w systemie, umożliwia szybkie odnalezienie konkretnego wpisu. Możesz filtrować dane według daty, akcji, nazwy użytkownika lub typu rekordu. Im więcej kryteriów podasz, tym sprawniej odnajdziesz interesujący Ciebie wpis.

Kategorie notek w rekordach

Notki to krótkie i precyzyjne informacje, które użytkownicy mogą dodawać do rekordów w systemie. Warto skategoryzować notki, aby ich widok na liście wpisów odzwierciedlał, do jakiej kategorii należy dany wpis. Ograniczenie dostępu do notek tylko dla wybranych ról w systemie pozwala zabezpieczyć ich treść przed osobami, które nie posiadają odpowiednich uprawnień.

PAMIĘTAJ: Każdy użytkownik może dodawać notki pod wybranymi rekordami, ale dostęp do nich może być ograniczony, jeśli skonfigurujesz widoczność dla określonych kategorii notek.

UWAGA: Dozwolone typy powiązań to miejsca w systemie w których podczas wpisywania notek, możliwe będzie wybranie stworzonej kategorii.

PAMIĘTAJ: Notki dodane do rekordów nie muszą być powiązane z konkretnymi kategoriami - takie notki kwalifikujemy jako inne.

Przykłady kategorii notek jakie można utworzyć w systemie wraz z ich możliwymi powiązaniami:

1. Dane Personalne: Informacje osobiste pracowników ograniczone do roli “HR” -> Kontakty.

2. Dane dotyczące projektów: Uwagi oraz informacje związane z projektami -> Dokumenty akceptowalne, Raporty dzienne, Telefony, Umowy podwykonawcze, Weryfikacja materiałów, Wizyty kontrolne, Wnioski o informacje, Zmiany w projektach.

3. Finanse: Dotyczą płatności i rozliczeń - dostępne tylko dla roli “Księgowa” -> Dokumenty akceptowalne, Koszty, Kwoty wypłacone podwykonawcom, Problemy, Umowy podwykonawcze.

4. Szkolenia: Związane z planowaniem i przeprowadzaniem szkoleń -> Kontakty, Zadania, Spotkania.

5. Problemy: Dotyczą zgłoszeń powstałych problemów i sposobów na ich rozwiązanie -> Firmy, Serwis urządzeń.

6. Harmonogram: Planowane terminy dostaw/prac związanych z projektem czy podwykonawcą -> Firmy, Projekty.

7. Zalecenia użytkowania: Informacje dotyczące bezpiecznego i efektywnego korzystania z konkretnego sprzętu -> Sprzęt.

   

Tworzenie kategorii notek wykonasz w następującej kolejności:

1. Przejdź do sekcji “Admin -> Kategorie notek” i kliknij w przycisk “Nowy”.

2. Dodaj nazwę kategorii oraz oznacz w jakich rekordach użytkownicy będą mogli tworzyć wpisy z nią tzw. dozwolone typy powiązań.

   

3. Opcjonalnie wybierz role, które będą miały dostęp do takich notek.

PAMIĘTAJ: Określenie ról skutecznie zabezpiecza notki przed dostępem osób nieupoważnionych.

UWAGA: Pozostawiając pole “Tylko dla użytkowników o rolach” puste, notki będą widoczne dla wszystkich użytkowników, niezależnie od pełnionych ról.

4. Pozostaw suwak “Aktywny” jeśli chcesz, aby kategoria notek była widoczna w systemie.

5. Zapisz dane przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Jeżeli przestałeś korzystać z danej kategorii, zalecane jest jej zdezaktywowanie poprzez przesunięcie suwaka. Mimo dezaktywacji, notki przypisane do tej kategorii pozostaną widoczne. Nie będzie można jednak dodawać nowych notek z tą kategorią.

UWAGA: Nie można usunąć kategorii, jeśli są przypisane do niej jakiekolwiek notki.

Rodzaje kategorii dla załączanych dokumentów

Dokumenty, które dodajesz do rekordów, mogą obejmować umowy, faktury zakupu i inne ustalenia. Podobnie jak w przypadku notek, masz możliwość tworzenia kategorii, ustawiania powiązań między rekordami oraz kontrolowania dostępu do nich. W tej sekcji systemowej należy określić również tzw. kroki akceptacji dla wybranej kategorii dokumentów. Są to sytuacje, w których konieczna jest akceptacja przesyłanego dokumentu przez odpowiednią osobę. Procedura ta może obejmować jeden lub wiele etapów, gdzie dokument jest przesyłany kolejno do użytkowników z przypisanymi rolami.

PAMIĘTAJ: Ograniczenie dostępu do widoku dokumentów pozwala zabezpieczyć ich treść przed osobami, które nie posiadają odpowiednich uprawnień.

Przykłady kategorii dokumentów, które można dodać do systemu wraz z ich możliwymi powiązaniami:

1. CV kandydatów -> Zadania (zadanie znalezienia pracownika).

2. Plany projektowe -> Projekty, Zmiany na budowie (może być potrzeba akceptacji przez konstruktora czy architekta).

3. Rachunki kosztów -> Zadania lub bez powiązań (akceptacja zakupów sprzętu powinna być dokonywana przez osoby znające się na danym typie urządzeń).

4. Umowy -> Kontakty, Firmy, Projekty (umowy mogą być akceptowane przez dział prawny, księgowość i/lub HR).

UWAGA: Stworzone w systemie trzy rodzaje kategorii dla załączanych dokumentów są edytowalne. Zweryfikuj ich zawartość przed stworzeniem nowej kategorii.

Tworzenie kategorii dokumentów wykonasz w następującej kolejności:

1. Przejdź do menu „Kategorie dokumentów” i wybierz przycisk “Nowy” z prawej strony ekranu.

2. Uzupełnij wyświetlony formularz według schematu:

• Nazwa: Nazwa własna dla nowo tworzonej kategorii dokumentów.

• Kod księgowy: Specjalny identyfikator używany do rejestracji, ewidencji lub oznaczenia dokumentu. Nie jest polem wymaganym i w małych/średnich firmach z reguły nie jest używany.

• Powiązanie: Określa rekord, w którym będzie można wybrać tą kategorię.

  

  • Wymagane: Dokument można wpisać tylko do wybranego rekordu, wybranego spośród dostępnych dozwolonych typów powiązań.

  • Opcjonalne: Zalecane jest przypisanie dokumentu do określonego powiązania, ale nie jest to wymóg konieczny.

  • Brak: Powiązanie nie będzie możliwe.

• Tylko dla użytkowników o rolach: Możliwość określenia tych roli w systemie, dla których dokumenty należące do tworzonej kategorii będą widoczne na liście rekordów.

PAMIĘTAJ: Określenie ról skutecznie zabezpiecza przed wglądem do dokumentów przez osoby nieuprawnione.

UWAGA: Pozostawiając pole “Tylko dla użytkowników o rolach” puste, dokumenty należące do danej grupy kategorii będą widoczne dla wszystkich użytkowników, niezależnie od pełnionych ról.

3. Oznacz czy dokument ma być księgowany po akceptacji kroków czy nie. Dotyczy to tych kategorii dokumentów, które są związane z kosztami.

4. Pozostaw suwak “Aktywny” jeśli chcesz, aby kategoria notek była widoczna w systemie.

PAMIĘTAJ: Jeżeli przestałeś korzystać z danej kategorii, zalecane jest jej zdezaktywowanie poprzez przesunięcie suwaka. Mimo dezaktywacji, dokumenty przypisane do tej kategorii pozostaną widoczne.

UWAGA: Nie można usunąć kategorii, jeśli są przypisane do niej dokumenty.

5. Ustaw przynajmniej jeden krok akceptacji, uzupełniając pola:

• Kryteria akceptacji: Formuła określająca zakres potwierdzenia wymogów niezbędnych do zatwierdzenia dokumentu, np. Sprawdzono pod względem merytorycznym, Sprawdzono pod względem finansowym, Sprawdzono pod względem faktycznej wymagalności produktów oraz ceny rynkowej.

• Role uprawnione do akceptacji dokumentów: Użytkownicy o wybranych rolach będą mogli zaakceptować dokument.

UWAGA: W przypadku wieloetapowej akceptacji dokumentu, dodaj kolejny krok akceptacji, klikając przycisk “Nowy” i uzupełnij wymagane pola.

6. Zapisz dane przyciskiem “Zatwierdź”.

Przykład obrazujący tworzenie kategorii dokumentów o nazwie “CV kandydatów”.

1. Przejdź do formularza tworzenia kategorii notek w menu “Admin - Kategorie dokumentów”.

2. Uzupełnij pola i ustaw:

   • Powiązanie: wymagane.

   • Dozwolone typy powiązań: Zadania (tylko w tym rekordzie będzie można dodać dokument dla tworzonej nazwy kategorii).

   • Tylko dla użytkowników o rolach: HR (wpis będzie widoczny tylko dla działu HR).

3. Uzupełnij kroki akceptacji jako procedura trzyetapowa w której:

   • Tworzony dokument w pierwszej kolejności zostanie przekazany do działu HR, który po przejrzeniu go i akceptacji, odsyła go dalej z treścią “Zweryfikowano dotychczasowe doświadczenie zawodowe kandydata ubiegającego się o stanowisko pracownika terenowego” do osoby oznaczonej w drugim kroku akceptacji.

   • Dokument trafia do użytkownika z rolą Kierownik Projektu, który po weryfikacji akceptuje jego zgodność, następującą treścią “Potwierdzam wiarygodność kandydata dotyczącą jego wiedzy technicznej na podstawie przeprowadzonej rozmowy telefonicznej. Proszę o umówienie spotkania kwalifikacyjnego z kandydatem”.

   • Dokumentr trafa ponownie do działu HR, gdzie powinni oni umówić spotkanie oraz zakończyć proces poprzez potwierdzenie kroku: “Umówiono spotkanie kwalifikacyjne”.

4. Zapisz dane przyciskiem “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Warunki określone podczas tworzenia kategorii dokumentów są powtarzalne i każda zapisana w nich procedura ich akceptacji, będzie identyczna.