Ofertowanie

Ofertowanie to pierwszy krok – ogólna propozycja współpracy, która może, ale nie musi zawierać konkretnej wyceny. Jeśli inwestor jest zainteresowany dalszymi rozmowami, przygotowywana jest oferta, czyli szczegółowy dokument zawierający zakres prac, ceny i warunki realizacji. Dopiero po jej akceptacji rozpoczyna się projekt, czyli właściwa realizacja zadania zgodnie z ustalonym harmonogramem i dokumentacją techniczną.

Tworzenie nowego ofertowania

Tworzenie oferty projektu to etap pośredni, na którym ustalane są ewentualne zmiany przed podpisaniem umowy na realizację. Nie są to jeszcze zdobyte projekty.

Aby stworzyć ofertowanie projektowe postępuj według kolejności:

Przejdź do “Kontrakty -> Oferty projektowe” i utwórz wpis za pomocą przycisku “Nowy”.
Formularz tworzenia oferty projektowej zawiera te same pola co formularz tworzenia projektu. Różnice dotyczą następujących pól:

Status ofertowania: Określ etap spośród dostępnych, dla wprowadzanego projektu:
- Planowanie wstępne - wpis dotyczący ogólnego zarysu projektu dla którego jeszcze nie realizujemy szczegółowej wyceny.
- Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty - wpis dotyczący projektu, który został przedstawiony przez potencjalnego klienta. Dla tego wyboru, poniżej należy określić “Datę otrzymania zaproszenia”.
- W trakcie wyceny szacunkowej - wpis dotyczący projektu, dla którego rozpoczęto proces wyceny.
- Nie jesteśmy zainteresowani - wpis dotyczący rezygnacji z tworzenia wyceny.
Data otrzymania zaproszenia: Dzień wpływu zapytania o przygotowanie wstępnej wyceny. W kolejnych polach możesz określić termin złożenia wyceny szacunkowej oraz gotowej oferty.

UWAGA: Dla statusów “Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty” oraz “W trakcie wyceny szacunkowej” należy podać termin złożenia oferty. Termin nie jest wymagany przy statusie “Planowanie wstępne”.

PAMIĘTAJ: Ofertowanie projektowe to jedynie ogólny plan potencjalnej współpracy z Klientem. Dopóki jego status nie zostanie zmieniony na „Wybrano nas do realizacji”, pozostaje na liście ofert.

Zapisz uzupełnione dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

UWAGA: Jeśli administrator dodał „Dodatkowe pola projektów”, będą one dostępne do uzupełnienia w zakładce “Szczegóły”. Nie wszystkie z nich muszą być obowiązkowe.

Dodawanie kilku ofert do jednego projektu

Niezależnie od aktualnego statusu projektu możesz dodać do niego kilka ofert projektowych. Dzięki temu w łatwy sposób będziesz mógł odnaleźć wycenę zaakceptowaną przez Klienta.

Aby dodać kolejne oferty projektowe do jednego projektu, wykonaj następujące kroki:

Na liście menu “Kontrakty -> Ofertowanie projektów” kliknij w numer oferty niezależnie od jej aktualnego statusu.
Przejdź do zakładki “Oferty” i kliknij “Nowy”, aby dodać ofertę, lub “Importuj wycenę”, jeśli masz odpowiednie uprawnienia w systemie.

Uzupełnij pola i zapisz formularz tworzenia wpisu przyciskiem “Zatwierdź”.
Liczba dodanych ofert będzie widoczna obok nazwy projektu na liście.

W podglądzie rekordu z wieloma ofertami projektowymi zobaczysz aktualne statusy ofert, w tym daty ich wysłania i akceptacji.

Podgląd oraz edycja wpisanych ofert

Możesz edytować wszystkie projekty i oferty na liście. Aby szybko znaleźć konkretny wpis, użyj filtrowania lub sortowania.

Dla ofertowanych projektów lista będzie wyglądała następująco.

Możliwe szybkie filtry:

I. Ofertowanie w trakcie: Rekordy z potencjalnymi projektami, dla których rozpoczęto tworzenie ofert. Dotyczy statusów “Przesłano ofertę” oraz “Przygotowywanie oferty”.

II. Ofertowanie zakończone: Odrzucone lub niekontynuowane oferty.

III. Oferta zaakceptowana: Projekty w trakcie ustaleń, dla których oferty zostały wysłane i zaakceptowane. Dotyczy statusów “Wybrano nas do realizacji projektu” oraz “Wybrano nas do realizacji projektu - czas i materiał”.

IV. Nowy projekt do ofertowania: Potencjalne oferty, dla których w przyszłości może zostać przygotowana wstępna wycena.

V. Ofertowanie (oczekuje na wycenę, wycena wysłana): Oferty projektowe, dla których wysłano wstępną wycenę, oraz te, w których należy wprowadzić zmiany.

VI. Ofertowania, w które jestem zaangażowany: Wszystkie oferty projektowe dotyczące zalogowanego użytkownika.

Aby wyświetlić lub edytować wpis na liście ofert, użyj przycisków “Wyświetl” lub “Edytuj”.

Przykład: Zakładki dostępne w ofercie projektowej ze statusem “Przygotowywanie oferty”.

Ogólne: Informacje widoczne podczas wprowadzania wpisu do systemu.
Oferty: Dostępne propozycje ofertowe.
Szczegóły: Opcjonalnie załączone plany konstrukcyjne.
CRM & Organizer: Wszystkie załączone “Zadania”, “Spotkania” i “Rozmowy telefoniczne”, które są powiązane z aktualnie przeglądaną ofertą.
Wizyty na projektach: Adnotacje dotyczące weryfikacji przestrzennej oferty.
Więcej: Dodatkowe powiązania dla tego projektu, widoczne w zakładkach:
- Załączone (Notki i pliki, E-maile oraz Dokumenty akceptowalne).
- Informacje (autor oraz data stworzenia rekordu).
- Historia (kto i kiedy dokonywał zmian w rekordzie z projektem).

UWAGA: Tylko administratorzy mogą przywracać usunięte z listy oferty projektowe.

PAMIĘTAJ: Liczba zakładek na etapie ofertowania jest stała. Zmienia się dopiero po zaakceptowaniu oferty i utworzeniu szczegółowej wyceny.

Zmiana statusów w ofercie projektowej

Zmiana statusu w ofercie projektowej przebiega tak samo jak dla wybranych projektów. Wystarczy przejść do “Kontrakty → Ofertowanie projektów” i postępować analogicznie.

Przykłady dostępnych “Statusów Głównych”, określające kluczowe etapy ofertowania projektów:

Planowanie wstępne.
Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty.
W trakcie wyceny szacunkowej.
Nie jesteśmy zainteresowani.

PAMIĘTAJ: Przy zmianie statusu może być konieczne wybranie z listy podmiotu odpowiedzialnego za kontynuację ofertowania, takiego jak: Kosztorysant, Pracownik, Kierownik projektu, Asystent kierownika projektu lub Brygadzista.

UWAGA: Ofertowanie projektu nie może zostać zmienione na status „Wybrano nas do realizacji projektu” przed dodaniem wyceny.

Przykłady dostępnych “Statusów Pośrednich”, odnoszące się do sytuacji specjalnych lub problemów, które mogą wystąpić w trakcie ofertowania projektów:

W trakcie wyceny szacunkowej.
Wycena szacunkowa została wysłana.
Przygotowanie oferty.
Przesłano ofertę.
Oferta zaakceptowana.
Wstrzymano na etapie ofertowania.
Projekt utracono.
Nie jesteśmy zainteresowani.
Wybrano nas do realizacji projektu - czas i materiał.

PAMIĘTAJ: Po ustawieniu statusu “Wybrano nas do realizacji projektu – czas i materiał” oferta zostaje przeniesiona na listę aktywnych projektów.

UWAGA: Ostatnia zmiana statusu dla dowolnej oferty projektowej powoduje zmianę statusu całego projektu.

PAMIĘTAJ: Gdy zmieniasz status ofertowania dodaj krótkie wyjaśnienie – np. e-mail, plany, notatkę czy dokumentację. Ułatwi to śledzenie postępów i utrzymanie porządku.