Projekty

Wprowadzenie informacji o projektach do systemu przed wyceną poprawia skuteczność zarządzania nimi. Proces planowania to jak zapisywanie planów przed wyjściem w drogę - pomaga wiedzieć, co trzeba zrobić i jak się rozwijać. Dostępne statusy projektów to po prostu etapy, przez które przechodzimy, od momentu rozpoczęcia do zakończenia etapu prac. Wskazują, gdzie aktualnie jesteśmy i co będzie następne.

Tworzenie nowego projektu

Do systemu mogą zostać wpisane dowolne rodzaje zleceń (projektów), które będą oczekiwały na stworzenie wyceny w systemie.

PAMIĘTAJ: Tylko w projektach z odpowiednim statusem możesz dokonać wyceny.

Aby wpisać zlecenie na listę projektów postępuj według kolejności:

1. Przejdź do menu “Kontrakty → Projekty” i utwórz wpis za pomocą przycisku “Nowy”.

2. Uzupełnij pola formularza w zakładce “Ogólne”, których znaczenie jest następujące:

• Nazwa projektu: Nazwa dla tworzonego projektu, np. “Hala Sportowa Zacisze”.

• Rodzaj klienta: Określ podmiot, którego ma dotyczyć projekt, np. “Komercyjny” dla firmy lub “Prywatny” dla osoby fizycznej i wybierz z listy odpowiedni Kontakt, jeżeli istnieje on w systemie.

UWAGA: Za pomocą przycisku “Szybko dodaj kontakt” wprowadzisz nowy podmiot do systemu bez konieczności zamykania aktualnie uzupełnianego formularza.

• Rodzaj projektu: Wybierz z listy rodzaj prac, którego ma dotyczyć zlecenie.

PAMIĘTAJ: Rodzaje projektów są ustalane przez administratora. Jeśli Twój projekt obejmuje inne rodzaje prac niż te dostępne na liście, skontaktuj się z administratorem w celu uzupełnienia listy.

• Status: Określ etap spośród dostępnych, dla wprowadzanego projektu:

  • Planowanie wstępne - wpis dotyczący ogólnego zarysu projektu dla którego jeszcze nie realizujemy szczegółowej wyceny.

  • Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty - wpis dotyczący projektu, który został przedstawiony przez potencjalnego klienta. Dla tego wyboru, poniżej należy określić “Datę otrzymania zaproszenia”.

  • W trakcie wyceny - wpis dotyczący projektu, dla którego rozpoczęto proces wyceny.

• Kosztorysant, Kierownik projektu: Wybierz z listy podmiot odpowiedzialny za stworzenie wyceny i nadzór nad budową.

UWAGA: Jeśli w ustawieniach systemu został wybrany “Domyślny kosztorysant” oraz “Domyślny kierownik projektu”, to pole to zostanie uzupełnione automatycznie. Możesz dokonać w nim zmian, wybierając inną osobę z listy spośród osób przypisanych do odpowiednich grup.

• Adres projektu 1 i 2, Miasto, Kraj, Region, Kod pocztowy: Pola adresowe określające lokalizację realizacji projektu.

• Data rozpoczęcia: Termin rozpoczęcia prac.

• Szacowana data zakończenia: Planowany dzień zakończenia prac określonych w projekcie.

• Dział: Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację dodawanego projektu, wybierana z rozwijalnej listy.

PAMIĘTAJ: Rodzaje działów są ustalane przez administratora. Jeżeli chcesz dodać nową nazwę działu potrzebną do tworzonego wpisu, skontaktuj się z administratorem.

• Priorytet: Określ ważność zlecenia poprzez wybór na liście jednej z dostępnej opcji: Niski, Średni, Wysoki, Bardzo wysoki.

UWAGA: W zależności od wybranego priorytetu rekord zostanie podświetlony kolorem tła na liście z odpowiednią intensywnością jego barwy. Niski priorytet nie będzie miał podświetlenia, a z kolei priorytet bardzo wysoki będzie najmocniej oznaczony. Priorytet średni i wysoki nabiorą barw pośrednich.

• Opis: Informacje dodatkowe, notatki związane z projektem.

3. Opcjonalnie przejdź do zakładki “Szczegóły” i oceń powiązanie z Generalnym Wykonawcą, gdzie wybór dotyczy:

   • Opcja “Nie” - GW nie będzie pośredniczyć w tworzonym projekcie.

   • Opcja “Tak” - GW pełni rolę pośrednika i przejmuje pełen zakres prac nad projektem, a my działamy jedynie jako podwykonawca.

   W dalszej części określ etapy porozumień z GW, które odnoszą się do:

• Numer Projektu Generalnego Wykonawcy: Numer porządkowy nadawany projektowi przez GW.

• Nasza oferta wybrana do negocjacji przez GW: Data konsultacji z GW.

• Kosztorysant, Kierownik, Inspektor: Wybierz osoby z odpowiednich grup, które będą odpowiedzialne za wymienione funkcje.

4. Zapisz uzupełnione dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

Podgląd oraz edycja wpisanych projektów

Niezależnie od ustawionego statusu, we wszystkich projektach wpisanych na listę możesz dokonać zmian. W celu odszukania konkretnego projektu, warto skorzystać z metod filtrowania i sortowania rekordów, które zostały dokładniej opisane tutaj. Pomocna może okazać się opcja szybkiego filtrowania listy, ze względu na aktualny status projektów. Została ona oznaczona na poniższym zrzucie ekranu.

Możliwe szybkie filtry:

I. Plany, negocjacje, zdobyty lub aktywny: wszystkie projekty które są przed lub w trakcie realizacji.

II. Zdobyty lub aktywny: wszystkie projekty realizowane.

III. Zamknięte lub zakończone: wszystkie projekty ukończone.

Aby podejrzeć wpisany projekt i dokonać w nim zmian, postępuj według kolejności:

1. Przejdź do menu “Kontrakty → Projekty” i przy wybranym projekcie kliknij kursorem w przycisk akcji “Wyświetl” lub w jego nazwę.

   

2. W zależności od statusu wprowadzonego do systemu projektu, pola w poszczególnych zakładkach, mogą nieznacznie się różnić.

   

3. Kliknij w przycisk “Edytuj” i dokonaj zmian w wybranych zakładkach, a następnie zapisz formularze używając przycisku”Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Edycja niektórych zakładek w projektach jest dostępna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami, np. zakładka “Wycena”.

Przykład: Zakładki dostępne w projekcie ze statusem “Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty”.

• Ogólne: Informacje widoczne podczas wprowadzania wpisu do systemu.

• Wycena: Dane szacunkowe dostępne tylko dla aktywnego pola “Czas i materiał”.

UWAGA: Zmiana statusu na „W trakcie wyceny” umożliwi wprowadzenie zmian dla pola „Czas i Materiał”.

• Szczegóły: M.in. ustawienie dotyczące powiązania z Generalnym Wykonawcą.

• CRM & Organizer: Wszystkie załączone “Zadania”, “Spotkania” i “Rozmowy telefoniczne”, które są powiązane z aktualnie przeglądanym projektem.

• Weryfikacja materiałów, Wnioski o informacje, Wizyty na projektach: Miejsce na odpowiednio dołączane wnioski w zależności od ich przeznaczenia.

UWAGA: Zmiana statusu na „W trakcie wyceny” umożliwi wprowadzanie wniosków „Weryfikacja Materiałów”.

• Więcej: Dodatkowe powiązania dla tego projektu, widoczne w zakładkach:

  • Załączone (Notki i pliki, E-maile oraz Dokumenty akceptowalne).

  • Informacje (autor oraz data stworzenia rekordu).

  • Historia (kto i kiedy dokonywał zmian w rekordzie z projektem).

UWAGA: Tylko użytkownicy z uprawnieniami administratora mają możliwość przywracania usuniętych projektów z listy.

PAMIĘTAJ: Każdy kolejny status wybierany po statusie “Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty” będzie posiadał odpowiednio zwiększoną ilość zakładek.

Przykład: Lista zakładek widoczna po rozszerzeniu “Więcej” w aktualnie realizowanym projekcie.

• Faktury: Lista rekordów związanych z rozliczeniem finansowym za projekt.

• Koszty: Rekordy, w których sprecyzowane zostały koszty związane z realizacją projektu.

• Weryfikacja materiałów: Lista zgłoszeń dotyczących weryfikacji materiałów oznaczonych w wycenie.

• Wnioski o informacje: Lista wniosków dotyczących udzielenia informacji na pytania powstałe podczas trwania projektu.

• Planer: Terminarz pracy pracowników przypisanych do danego projektu. Jest on uzupełniany przez kierownika projekty oraz aktualizowany na podstawie rejestrowania się w pracy przez pracowników budowlanych w aplikacji mobilnej.

• Umowy podwykonawcze: Ustalenie rozliczenia z podwykonawcą za realizację etapu projektu.

• Wizyty na projektach: Lista rekordów z przeprowadzonymi wizytami na projekcie.

• Dokładność oszacowania i postęp prac: Analiza rentowności projektu oparta na zgłaszanych przez brygadzistów raportach dziennych, zawierających postępy prac oddelegowanych na projekt pracowników.

• Problemy: Zgłaszane problemy mogące mieć wpływ na płynność prac.

• Sprzęt: Historia wypożyczonego wyposażenia na czas trwania projektu oraz wgląd do list z odroczeniami zwrotu, odbiorami i zgłaszanymi zapotrzebowaniami na sprzęt.

• Magazyn: Lista materiałów magazynowych będących na projekcie oraz tych które zostały zużyte do realizacji projektu.

• Raporty: Podgląd postępu prac na podstawie raportów oraz bilansu czasu pracy pracowników oraz bilansu finansowego na podstawie odnotowanych kosztów (koszt pracowników, materiałów, sprzętu i innych) oraz wyceny.

Zmiana statusów w projektach

Zmiana statusów w projektach umożliwia wprowadzenie korelacji pomiędzy etapami ich realizacji. W zależności od wpisanych do systemu danych, w podglądzie danego projektu mogą pojawić się lub zniknąć odpowiednie zakładki.

Zmianę statusu w projekcie wykonasz według schematu:

1. Odszukaj na liście projektów, ten projekt w którym chcesz zmienić status i kliknij kursorem w jego aktualną nazwę statusu.

   

UWAGA: Nie można przeskoczyć pewnych statusów - zmiana statusów odbywa się zawsze w sposób wymuszony kolejnymi etapami projektu.

2. Dokonaj wyboru nowego statusu i zapisz wybór za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

3. Przejrzyj widoczny formularz, uzupełnij stosowne pola zgodnie ze zmianami, które chcesz wprowadzić, a następnie zapisz zmiany, klikając przycisk “Zatwierdź”.

Przykłady dostępnych “Statusów Głównych”, określające kluczowe etapy projektu:

1. Planowanie wstępne.

2. Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty.

3. W trakcie wyceny.

4. Oferta wysłana.

5. Wybrano nas do realizacji.

6. W trakcie realizacji.

7. Zamknięty.

Przykłady dostępnych “Statusów Pośrednich”, odnoszące się do sytuacji specjalnych lub problemów, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu:

1. Wstrzymano złożenie oferty.
2. Nie jesteśmy zainteresowani.
3. Wycena wstępna została wysłana.
4. Prace utracone przez generalnego wykonawcę.
5. Prace utracono.
6. Prace anulowano.
7. Prace wstrzymane.
8. Problem z projektem.
9. Zakończono.

UWAGA: Przy zamykaniu projektu stwórz przesunięcie magazynowe na cały niewykorzystany materiał. Towar nierozliczony i pozostawiony na projekcie zostanie uwzględniony do kosztów projektu.