Wycena

Wycena projektu to po prostu oszacowanie, ile będzie kosztować klienta wykonanie projektu od A do Z. W ramach wyceny brane są pod uwagę:

• koszty materiałów,

• rozliczenie czasu pracy pracowników,

• zakup lub wypożyczenie specjalistycznego sprzętu,

• dodatkowe koszty powstałe podczas realizacji.

Każda przygotowana wycena przedstawiona potencjalnemu klientowi określa szacunkową kwotę, jaką będzie musiał on ponieść za realizację projektu. Wycena określa budżet i zakresy prac według których krok po kroku realizowane będą jej poszczególne etapy.

PAMIĘTAJ: To w jaki sposób wykonasz wycenę ma wpływ na to, jak dokładnie będzie oszacowany koszt projektu oraz na jego rentowność i skuteczność w realizacji.

UWAGA: Nie można usunąć wycen wpisanych do systemu dla których status projektu został oznaczony na “Wybrano nas do realizacji” lub jakikolwiek status następujący po nim.

Tworzenie wyceny projektu

Wycenę projektu w systemie wykonasz według poniższego opisu:

1. Na liście “Kontrakty → Projekty” wybierz projekt i zmień w nim status na “W trakcie wyceny” lub stwórz nowy wpis na liście z tym samym statusem, dla którego znaczenie pól zostało opisane tutaj z wyłączeniem pól dodatkowych, które dotyczą:

• Generuj numer oferty: Nadanie numeru porządkowego dla tworzonej oferty.

  • Wybór opcji “Nie”- numer oferty wpisz ręcznie w polu “Numer oferty” zgodnie z ustalonym sposobem oznakowania numeracji.

  • Wybór opcji “Tak” - numer oferty zostanie wygenerowany automatycznie przez system zgodnie z obowiązującą kolejnością.

• Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty: Określ, czy potencjalny klient sam zgłosił się po stworzenie wyceny, czy też wycenę tworzysz sam, na przykład ze względu na przetarg, w którym chcesz wziąć udział. Przy wyborze opcji “Tak” podaj “Datę otrzymania zaproszenia”.

• Termin złożenia oferty: Ostateczna data przesłania wyceny do potencjalnego klienta.

• Czas i materiał: Wybierz sposób rozliczenia, według którego stworzona została wycena.

  • Wybór opcji “Nie” - wycena projektu zawiera kalkulację poszczególnych zakresów prac, gdzie wartość usługi została wyliczona indywidualnie lu na podstawie stawki za jednostkę (m2) lub godzinę pracy pomnożonej przez ilość dni roboczych lub ilość jednostek, które mają zostać wykonane. W tym sposobie wyceny może być również uwzględniona ilość i wartość materiałów potrzebna do wykonania usługi zlecenia (Dodatkowe materiały).

  • Wybór opcji “Tak” - dotyczy sytuacji, kiedy usługa ma być rozliczona jedynie na zasadzie uzgodnionej stawki godzinowej i rozliczana zgodnie z przepracowanymi godzinami pracowników. Materiały dostarcza inwestor lub są przefakturowane zgodnie ze zużyciem.

PAMIĘTAJ: Kolejne “Zakresy prac” oraz “Dodatkowe materiały” dodasz do wyceny za pomocą przycisku “Nowy” i usuniesz używając “Usuń”.

PAMIĘTAJ: Wartości dla zakresów prac są automatycznie generowane przez system zgodnie z ustawieniami administratora, tworzącego tzw. “Cennik usług”. Jeśli w wybranym polu klikniesz kursorem myszki i będzie ono aktywne, będziesz mógł edytować widoczną w nim wartość.

PAMIĘTAJ: Wartości dla dodatkowych materiałów wybranych z listy, określonych jako “Materiał z naszego magazynu” zostaną uzupełnione przez system cenami ich ostatniego zakupu.

UWAGA: Jeśli cena za jednostkę wykorzystanego materiału z magazynu ma być wyższa o ustaloną dla wszystkich rodzajów materiałów marżę, to w polu “Dolicz marzę” oznacz suwak na “Aktywny”. W ten sposób nawet przy zmianach cen zakupu, wycena będzie posiadała bezpieczną rezerwę za zużyty materiał.

• Procent marży na dodatkowych materiałach: Wartość marży doliczona wartości dodatkowych materiałów.

• Szacowane koszty wyposażenia: Opcjonalnie określone zużycie lub koszty wypożyczenia sprzętu.

• Inne koszty: Dodatkowe koszty niezbędne przy realizacji projektu, np. wyciągi map geodezyjnych z urzędu, ubezpieczenia lub stosowne zezwolenia.

• Szacowane dodatkowe dni robocze: Opcjonalnie określona dodatkowa ilość dni roboczych koniecznych do realizacji projektu.

• Podsumowanie: Łączna wartość wyceny, wyliczona na podstawie danych zawartych w formularzu.

• Kwota oferty: Wartość dla stworzonej wyceny, która ma zostać przedstawiona zleceniodawcy.

2. Zweryfikuj wpisane dane i zapisz je za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

UWAGA: Po zmianie statusu na “Wybrano nas do realizacji”, w zakładce “Wycena” pojawi się dodatkowe pole “Kwota kontraktu”, które określa kwotę umowną zaakceptowaną przez obydwie strony kontraktu.

UWAGA: “Kwota kontraktu” jest widoczna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami w systemie. Domyślnie tylko Administrator, Kierownik, Kierownik projektu, Kosztorysant oraz Księgowy widzą wartość kontraktu.

UWAGA: Jeżeli od wyceny do podpisania umowy zmieni się zakres prac należy go zaktualizować przy zmianie statusu na “wybrano nas do realizacji”. Zakres prac jest później wykorzystywany przy planowaniu prac przy projekcie.

Przykład: Wycena na wymianę więźby dachowej z wstawieniem 4 okien dachowych, bez ocieplania i wykończania poddasza.

1. W menu “Kontrakty → Projekty” wprowadzamy wycenę według schematu opisanego tutaj.

2. Określamy “Zakresy prac”, wybierając:

• Dach: Stawka godzinowa za wykonanie usługi wynosi 200,00 zł, co przekłada się na 48 godzin pracy (6 dni po 8 godzin). Szacowany koszt za położenie dachu wyniesie 9600,00 zł.

  

• Montaż okien: Stawka za wstawienie jednego okna wynosi 150,00 zł, co przekłada się na łączny koszt montażu czterech okien, czyli 600 zł.

  

3. Dodajemy ” Dodatkowe materiały”, wybierając:

• Pianka montażowa: 6 opakowań po 40 zł/szt. Razem 240,00 zł.

• Krokwie drewniane: 120 sztuk po 60 zł/szt. Razem 7200,00 zł.

• Akcesoria montażowe: 500 sztuk po 3,00 zł/szt. Razem 1500,00 zł.

4. Wpisujemy “Szacowane koszty wyposażenia” (wypożyczenie dźwigu - 3000,00 zł) oraz “Inne koszty” (BHP - 800,00zł).

UWAGA: Jeżeli do materiałów ma zostać doliczony procent marży, w polu “Procent marży na dodatkowych materiałach” należy wpisać wartość procentową, o którą mają zostać automatycznie zawyżane wartości wprowadzanych materiałów.

5. W zakończeniu wyceny widoczne są następujące pola:

   • Podsumowanie - wyliczona automatycznie łączna cena za wymienione wyżej zakresy prac i materiały.

   • Kwota oferty - Twój proponowany koszt usługi - może być taki sam lub inny niż kwota w podsumowaniu.

   • Kwota kontraktu - ustalona z klientem wartość wynagrodzenia za usługę - pole powinno być uzupełnione po negocjacjach z klientem i podpisaniu umowy.

PAMIĘTAJ: Jeśli jako administrator w ustawieniach zakresu prac zmienisz stawki po wygenerowaniu wyceny, system nie uwzględni nowych stawek - stawki są zapisywane w projekcie w momencie robienia wyceny.

UWAGA: Przerwanie procesu tworzenia wyceny bez zapisania formularza spowoduje utratę dotychczasowych danych.

Wycena w formacie PDF

System umożliwia generowanie wyceny w formie pliku PDF, który można bezpośrednio przesłać potencjalnemu klientowi drogą e-mailową.

Aby przygotować i zapisać wycenę w formacie PDF, postępuj według kolejności:

1. Przejdź do podglądu wybranej wyceny klikając kursorem w jej nazwę.

UWAGA: Wycenę w formacie PDF możesz stworzyć tylko dla projektu w którym jest przynajmniej jeden “Zakres prac” oraz podana końcowa “Kwota oferty”.

2. Wybierz zakładkę “Wycena” i zastosuj przycisk funkcyjny “Pobierz PDF”.

   

3. Określ szczegóły wyceny, które mają być widoczne na dokumencie w wersji PDF, wybierając jedną z poniższych opcji:

   

• Tak: Szczegółowa wycena, zawierająca “Zakresy prac” w której uwzględniono koszty robocizny oraz koszty materiałów.

  

UWAGA: Jeśli “Kwota oferty” przekroczy “Podsumowanie”, to wygenerowanie PDF z taką wyceną będzie niemożliwe.

• Wyświetl co zostało wzięte do wyceny, ale bez podawania cen: Wycena z ukrytymi kosztami szczegółowymi za poszczególne “Zakresy prac”.

• Nie: Wycena zawiera jedynie kwotę oferty, bez ujawniania “Zakresów prac” i kosztów z nimi związanych.

3. Pobierz wygenerowany plik i zapisz w miejscu docelowym na dysku.

PAMIĘTAJ: Przygotowaną wycenę możesz od razu wysłać za pomocą e-maila klikając w przycisk “Wyślij e-mail” zamiast “Pobierz PDF”.

Import wyceny z pliku Norma PRO (ATH)

Aby sprostać potrzebom klientów, udostępniliśmy możliwość importowania plików z kosztorysami przygotowanymi w programie Norma PRO. Dzięki temu pola dla wyceny w Contractors.es uzupełnią się automatycznie, co eliminuje konieczność ponownego przepisywania kosztorysu.

Import wyceny z pliku Norma PRO wykonasz według schematu:

1. Przejdź do menu “Kontrakty z→ Projekty” i wybierz projekt, którego ma dotyczyć import danych.

PAMIĘTAJ: Może to być tylko projekt w trakcie wyceny lub projekt, który ma przygotowaną wstępną wycenę.

2. Kliknij kursorem w jego nazwę i w podglądzie przejdź do zakładki “Wycena”.

3. Użyj przycisku funkcyjnego “Importuj wycenę”.

   

4. Uzupełnij formularz, którego znaczenie pól jest następujące:

• Typ pliku: Norma PRO, możliwy format do importu to (ATH).

• Plik: Wybierz plik w wymaganym formacie, który został wcześniej zapisany na dysku. Poprawnie zaimportowany plik zostanie oznaczony zielonym “ptaszkiem”.

  

• Wyczyść poprzedni zakres prac i materiałów: Ustaw suwak na “Aktywny”, aby wyczyścić wcześniej tworzoną wycenę projektu.

PAMIĘTAJ: Przy każdym imporcie warto oznaczyć opcję wyczyszczenia poprzednich danych po to, aby uniknąć ich zdublowania w wycenie. Jeżeli wycena jest etapowa, np. wykonywana przez 2 kosztorysantów w 2 różnych plikach to przy drugim pliku nie należy czyścić poprzedniej wyceny.

5. Zapisz formularz za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

6. Na liście w zakładce “Wycena” zostaną zaimportowane nazwy etapów wyceny zgodnie z zapisem używanym w programie Norma PRO.

   

UWAGA: Wartości generowane w programie Norma PRO inaczej zaokrąglają kwoty wyceny, dlatego też wartość w “Podsumowaniu” może minimalnie różnić się od wygenerowanej przez Norma PRO wartości końcowej. W przykładowym scenariuszu różnica ta wyniesie około 2 zł na całej wycenie.

Zmiana statusów projektu

Zmiana statusów w projektach pozwala na śledzenie postępu od samej wyceny oraz informuje o gotowości do kolejnych kroków, takich jak zatwierdzenie lub przekazanie klientowi wyceny.

PAMIĘTAJ: Status w wycenie możesz zmienić klikając kursorem w nazwę aktualnego statusu i wybierając kolejny spośród dostępnych w formularzu do zapisania.

Przykład obrazujący kolejne możliwe do wyboru statusy, po statusie “W trakcie wyceny”.

• Wstrzymano złożenie oferty: Czasowe wstrzymanie złożenia wyceny z możliwością kontynuacji i wprowadzania zmian w dotychczasowej wycenie z uwzględnieniem zmiany jej statusu na: “W trakcie wyceny”, “Nie jesteśmy zainteresowani”, “Wycena wstępna została wysłana” oraz “Oferta wysłana”.

• Nie jesteśmy zainteresowani: Rezygnacja ze złożenia wyceny. Wycena znika z listy “Aktywnych” i trafia na listę “Zamkniętych lub zakończonych”. Możesz zmienić w niej status na „W trakcie wyceny” lub „Wycena wstępna została wysłana”.

• Wycena wstępna została wysłana: Stworzona wycena została przesłana jako oferta cenowa do potencjalnego klienta, gdzie kolejno z uwzględnieniem jego decyzji będziesz mógł zmienić status na: “W trakcie wyceny”, “Prace utracone przez generalnego wykonawcę”, “Prace utracono”, “Oferta wysłana” oraz “Wybrano nas do realizacji”.

• Oferta wysłana: Etap oczekiwania na reakcję klienta w oparciu o otrzymaną ofertę. Możesz zmienić w niej status na: “Prace utracone przez generalnego wykonawcę”, “Prace utracono” oraz “Wybrano nas do realizacji”.

• Wybrano nas do realizacji: Oferta cenowa została wybrana i przystępujemy do prac projektowych. Na tym etapie możesz jeszcze zmienić wycenę wybierając “Oferta wysłana”, realizować projekt “W trakcie realizacji” lub zrezygnować z prac ustawiając status “Prace anulowano”.

PAMIĘTAJ: Dla wycen ze statusem “Wybrano nas do realizacji” przed przystąpieniem do prac konieczne jest podanie “Kwoty kontraktu”.

UWAGA: Zmiana statusu na „W trakcie realizacji” blokuje możliwość edycji ogólnych informacji dotyczących projektu.

PAMIĘTAJ: Projekt, który został zrealizowany i zakończony, powinien być zawsze oznaczony w systemie jako „Zamknięty”. Tylko wtedy możesz go przekazać do księgowości w celu rozliczenia finansowego ze zleceniodawcą.