Przejdź do treści

Raporty

Mierzenie efektywności działań na podstawie raportów dostępnych w systemie ma na celu wprowadzenie korzystnych usprawnień w trakcie realizacji zadań i projektów.

Raporty w Contractors.es są dostępne w sekcji “Kontrakty → Planer → Raporty” i obejmują:

  1. Bilans czasu projektów - łączny czas przeznaczony na pracę pracowników nad wybranym projektem.
  2. Bilans finansowy projektów - różnica między kwotą umowną, a wszystkimi poniesionymi kosztami związanymi z realizacją projektu.
  3. Saldo fakturowania projektów - rozliczenia finansowe z klientem, w tym faktury etapowe za zakończone umowne etapy pracy.
  4. Zmiany w projektach - podsumowanie finansowe zmian w projektach, które zostały zaakceptowane i wysłane.
  5. Wynagrodzenia pracowników - rozliczenia wynagrodzeń dla pracowników obliczane przez system na bazie ich czasu pracy.
  6. Wynagrodzenia podwykonawców za pracę na czas - rozliczenia z podwykonawcami za ich usługi.
  7. Sprzedaż według przedstawicieli handlowych - raport, którzy przedstawiciele handlowi są skuteczniejsi - na podstawie zdobytych projektów.
  8. Sprzedaż według kosztorysantów - raport, którzy kosztorysanci są skuteczniejsi - na podstawie zdobytych projektów.
  9. Obecność pracowników terenowych - zestawienia obrazujące sumienność i obowiązkowość Twoich pracowników terenowych (spóźnienia, obecności, czy rejestrowali się pod adresem projektu).

Na podstawie przesyłanych przez brygadzistów raportów dziennych z postępem prac na wybranym projekcie, raportów wypełnianych przez wizytujących projekt oraz na podstawie zaplanowanego harmonogramu prac system wylicza czy projekt jest już opóźniony i mogą być z tego powodu straty czy też jest zgodnie z planem - raport prezentuje, czy szacunkowa ilość dni pracy zaplanowana na wybranym zakresie prac jest wystarczająca czy też nie.

PAMIĘTAJ: Na jakość i szybkość realizacji zadań mają wpływ nie tylko wybrani z listy pracownicy, ale także płynność w dostawie materiałów i sprzętów, bez których praca na budowie nie może się odbyć.

Projekty oznaczone na liście kolorami tła informują, że zachodzą w nich opóźnienia związane z czasem pracy pracowników.

  • Kolor czerwony - oznacza przekroczenie granicy ustalonego czasu pracy.

  • Kolor pomarańczowy - zakres podliczonego czasu pracy jest bliski zaplanowanemu.

W rekordach projektów, dla których odnotowane zostały niezgodności, mogą wystąpić następujące komunikaty:

  • Istnieją rekordy bez ustawionego czasu końca pracy – oznacza to, że na liście harmonogramu prac dla wybranego projektu istnieją rekordy z nieuzupełnionym zakończeniem czasu pracy.

  • Przekroczenie dni w zakresie prac projektu – przy wybranych projektach ilość dni podana w wycenie została przekroczona w rzeczywistym czasie dla danego zakresu prac.

PAMIĘTAJ: Projekt z wyceną “Czas i materiał” rozpoznasz po niebieskim kolorze tła komunikatu widocznego na liście rekordów.

PAMIĘTAJ: Uzupełnienie rekordów, przy których na liście pozostają widoczne „Ostrzeżenia”, wpłynie na końcowy wynik w pozostałych rodzajach bilansów dostępnych w systemie.

Korzystając ze strzałek “Pokaż szczegóły” obok każdego rekordu z bilansem czasu pracy, możesz podejrzeć szczegółowe rozliczenie czasu pracy dla tego projektu.

UWAGA: Nazwa “Nieokreślone” na liście z zakresem prac oznacza pracę w której nie została określona czynność, np. przy ręcznym uzupełnianiu obecności przez pracownika biurowego.

PAMIĘTAJ: Regularne raportowanie postępu prac przez odpowiednich pracowników jest kluczowe dla analizy rentowności projektu.

Należy wspomnieć, że Contractors.es generuje czytelne wykresy słupkowe z zestawieniem czasu poświęconego na realizację poszczególnych zakresów prac. Są one dostępne w zakładce “Raporty” w podglądzie wybranego projektu na liście kontraktów.

Po najechaniu kursorem na wybrany słupek, zostanie wyświetlona ilość dni szacowanych lub przepracowanych. Widoczne komunikaty z “Ostrzeżeniami” informują o nieprawidłowościach na które należy zwrócić uwagę lub uzupełnić jeżeli istnieje taka możliwość.

Bilans finansowy projektów przedstawia kwotę zysku lub straty osiągniętą poprzez odjęcie “Kwoty umownej” od wszystkich poniesionych kosztów w trakcie realizacji prac. System automatycznie uzupełnia wartości w tabeli bilansu finansowego na podstawie:

  • czasu pracy pracowników terenowych (kolumna “Aktualny koszt robocizny”),
  • wykorzystanych materiałów budowlanych z naszego magazynu lub zakupionych i wprowadzony bezpośrednio na magazyn projektu,
  • wartości wypożyczenia lub amortyzacji niezbędnego sprzętu budowlanego (kolumna “Aktualny koszt sprzętu”),
  • pozostałych poniesionych kosztów, niekwalifikujących się do powyższych grup (kolumna “Aktualne inne koszty”).

Dla wybranego rekordu z projektem, stwierdzić można, że:

  • Wartość “Aktualnego bilansu” jest dodatnia co oznacza, że “Uzgodniona kwota umowna” nie jest niższa niż poniesione dotychczas łączne koszty. “Aktualny bilans” to kwota opcjonalnego zarobku.

  • Kolor pomarańczowy wskazuje na to, że wartość postępu prac wynosząca 0% może mieć wpływ na ostateczny bilans finansowy projektu - kolor zależny jest od proporcjonalności postępu prac i wartości poniesionych kosztów.

  • Dotychczas nieuzupełnione pola w tabeli, takie jak “Aktualny koszt sprzętu” oraz “Aktualne inne koszty”, będą generowane przez system jeżeli powstanie rodzaj kosztu należący do jednej z podanych kategorii.

Korzystając ze strzałek “Pokaż szczegóły” dostępnych w kolumnach określających aktualne rodzaje kosztów, przejdziesz do ich podglądu szczegółowego.

W podglądzie wybranego projektu na liście w menu “Kontrakty → Projekty” możesz również podejrzeć generowany przez system “Bilans finansowy”. Wystarczy, że przy wybranym projekcie przejdziesz do zakładki “Raporty → Bilans finansowy”. Wiersze zawierające koszty są oznaczone niebieskim kolorem czcionki. Klikając na nazwę tych wierszy, wyświetlony zostanie szczegółowy opis dla danej grupy kosztów.

UWAGA: Bliski koniec realizacji projektu, statystycznie oznacza, że wartość w kolumnie „Aktualny bilans finansowy” może być zbliżona do ostatecznej wartości określającej zysk finansowy.

PAMIĘTAJ: Całkowicie rozliczony projekt zostanie usunięty z listy “Salda fakturowania projektów”.

UWAGA: Kwoty podane na liście są kwotami netto i nie uwzględniają stawki VAT.

PAMIĘTAJ: Każda kolejna wpisana faktura dla wybranego projektu zsumuje kwotę podaną w kolumnie „Wystawiono faktury na kwotę”.

UWAGA: Postęp prac świadczy o procentowej ilości wykonanego zadania.

Zmiany w projektach często generują dodatkowe koszty, które nie zostały uwzględnione w pierwotnej wycenie. Każda zgłaszana zmiana powinna być zaakceptowana przed rozpoczęciem prac.

Na liście w sekcji “Kontrakty → Raporty → Zmiany w projektach” widoczne są nazwy projektów, dla których zgłoszono w systemie przynajmniej jedną zaakceptowaną zmianę.

UWAGA: Wyjątek stanowią projekty rozliczane na zasadzie “Czas i materiał”. Dla tego rodzaju projektów nie można wprowadzać zmian. Należy stworzyć nową wycenę i ustalić dla niej wartość rozliczenia lub rozliczać zmiany wg. zasady czas i materiał.

PAMIĘTAJ: Wartość podana w kolumnie „Kwota Kontraktu” to kwota umowna ustalona podczas wyceny projektu. Kwota podana w kolumnie „Zaakceptowana” (niezależnie od ilości wprowadzonych zmian) zostanie automatycznie dodana do kolumny „Uzgodniona Kwota (Umowa + Zmiany).

Korzystając ze strzałek “Pokaż szczegóły, możesz podejrzeć czego oraz w jakiej kwocie umownej dotyczy zaakceptowana zmiana w projekcie.

PAMIĘTAJ: Usunięcie zaakceptowanych wniosków ze zmianami spowoduje zmianę wartości, wyrażoną w kolumnie „Uzgodniona Kwota” dostępną w sekcji ” Kontrakty → Raporty → Saldo fakturowania projektów”.

Raporty wynagrodzeń pracowników terenowych są wyliczane na podstawie ich logowania się do pracy w aplikacji mobilnej. To lista kosztów związanych z zatrudnieniem i rozliczaniem pracowników za ich pracę, którą należy wyeksportować i przekazać do działu księgowości.

W podglądzie wybranego na liście pracownika zobaczysz w jakich dniach i gdzie otrzymał on przydział do pracy oraz wartość wynagrodzenia obliczoną na postawie jego ustawień w zakładce HR jego kontaktu.

Zakres wyświetlanych rekordów możesz ograniczyć do zakresu czasu bądź grupy jakiej ma dotyczyć wyszukiwanie.

UWAGA: Na liście wynagrodzeń pracowników nie można edytować wpisów.

Wpisy możesz rozliczyć pojedynczo lub całościowo za pomocą “metody wsadowej” przedstawionej na poniższym zrzucie ekranu.

PAMIĘTAJ: Rozliczone wpisy dotyczące wynagrodzeń pracowników nie będą dostępne w zakładce “Wynagrodzenia” w podglądzie ich rekordów. Tam znajdują się jedynie nierozliczone kwoty.

Raporty wynagrodzeń podwykonawców za robociznę w ramach umowy “Czas i materiał” generowane są na podstawie logowań brygadzisty podwykonawcy do aplikacji mobilnej (powinien on mieć założone konto w naszym systemie). Rozliczanie czasu pracy pracowników podwykonawcy zależy od ich ilości oraz przepracowanych godzin (iloczyn godzin i ilości pracowników).

W polu “Kwota wynagrodzenia” zsumowana zostanie wartość łączna wyliczona na podstawie ustawień wprowadzonych podczas tworzenia umowy podwykonawczej.

Funkcjonalność tej sekcji systemowej jest zbliżona do opisywanego “Wynagrodzenia pracowników”.

Sprzedaż według kosztorysantów/przedstawicieli handlowych

Dział zatytułowany „Sprzedaż według kosztorysantów/przedstawicieli handlowych”

Na podstawie zmiennych dotyczących pracy kosztorysantów, system pozwala wygenerować raporty, które bezpośrednio dotyczą:

  • Wycen: Liczba projektów, dla których kosztorysant dokonał wycen.

  • Zmian w projektach: Ilość poprawek w jego projektach (tylko dla raportu kosztorystantów).

  • Kwot kontraktów: Rentowność zdobytych projektów w odniesieniu do ustalonego “Celu sprzedażowego”.

PAMIĘTAJ: Wybierz zakres dat, którego ma dotyczyć raport sprzedaży, aby móc ocenić skuteczność zatrudnionych pracowników w określonym przedziale czasu.

Dzięki wykresom graficznym będziesz mógł łatwo ocenić pracę wybranego Kosztorysanta, które pozwolą szybko zidentyfikować jego mocne i słabe strony.

PAMIĘTAJ: Dla “Wycen” oraz “Zmian w projektach” zastosować możesz zamienne “Ilość” oraz “Kwota”.

Kosztorysanci na liście ustawieni są w kolejności alfabetycznej. Na samym końcu listy, dostępne są wspólne wykresy zmiennych, wygenerowane dla wszystkich Kosztorysantów razem.

Raport obecności pracowników terenowych powiązany jest z sekcją “Kontrakty → Planer → Przeglądaj wydarzenia”, który w formie graficznej pokazuje:

  • Brak rozpoczęcia pracy (czerwona linia),

  • Nieprawidłowe rozpoczęcie lub zakończenie pracy (zielona linia),

  • Nieprawidłowy dystans do pracy (niebieska linia).

UWAGA: Wartości graniczne dla zmiennych, czyli jakie spóźnienie akceptujemy czy jak daleko można się rejestrować od danego adresu projektu, ustala administrator systemu.

PAMIĘTAJ: Ustaw “Zakres dat” którego ma dotyczyć raport, aby ilość wykresów i informacji na ekranie była czytelna.

UWAGA: Wartości na wykresie dla jednej zmiennej są sumą wszystkich nieprawidłowości w określonym zakresie dat. Jeżeli jeden pracownik miał być na 2 projektach w ciągu jednego dnia i w obu przypadkach się spóźnił to każde z tych zdarzeń liczy się jako oddzielny wpis.

W zależności od potrzeb, możesz dostosować wygląd wykresów, wybierając jedną z poniższych opcji:

  • Po najechaniu kursorem na wybraną zmienną, podświetlony będzie tylko ten wykres.

  • Po kliknięciu kursorem w nazwy dwóch zmiennych, tylko jeden wykres będzie widoczny.

Na liście pod wykresami widoczni są wszyscy pracownicy terenowi korzystający z aplikacji mobilnej. Ustawieni są oni w kolejności alfabetycznej.

Dla każdego z nich rejestrowane są trzy zmienne według których generowane są wykresy. Klikając w ikonkę “strzałki” przejdziesz do podglądu przypisanej nieprawidłowości. Możesz rozsunąć listy wszystkich zmiennych oraz zsunąć je klikając w “strzałkę” odwróconą w przeciwnym kierunku.

UWAGA: Intensywność kolorów wierszy sygnalizują o ilości zarejestrowanych przez system nieprawidłowości. Kolorem białym oznaczono pracowników bez zastrzeżeń.