Często zadawane pytania

1. Jakie są dostępne statusy projektów i jak pomagają one w zarządzaniu projektami?

   Dostępne statusy projektów to etapy, przez które przechodzi projekt od momentu rozpoczęcia do zakończenia prac. Pomagają one określić, gdzie aktualnie znajduje się projekt i co będzie następne. Podczas tworzenia projektu możesz wybrać jeden spośród statusów: “Planowanie wstępne”, “Otrzymano zaproszenie do złożenia oferty”, oraz “W trakcie wyceny”.

2. Jak mogę stworzyć nowy projekt w systemie?

   Aby stworzyć nowy projekt, przejdź do menu “Kontrakty -> Projekty” i użyj przycisku “Nowy”, a następnie wypełnij wymagane pola formularza.

3. Dlaczego nie mogę stworzyć wyceny w wpisanym projekcie?

   Tylko w projektach z odpowiednim statusem możesz rozpocząć tworzenie wyceny szczegółowej. Sprawdź czy projekt, którego to dotyczy posiada status “W trakcie wyceny” i czy nie ma zaznaczonej wyceny “czas i materiał “.

4. Co to jest status “problem z projektem” w projekcie?

   Status “problem z projektem” oznacza etap, w którym wystąpiły problemy lub sytuacje specjalne czasowo uniemożliwiające kontynuację prac na projekcie.

5. Czy muszę zamykać formularz podczas tworzenia projektu, aby wprowadzić nowy kontakt do systemu?

   Nie musisz zamykać aktualnie uzupełnianego formularza. Za pomocą przycisku “Szybko dodaj kontakt” możesz wprowadzić nowy kontakt do systemu.

6. Kiedy mogę zmienić status projektu i jak to zrobić?

   Zmiana statusów w projektach określa etapy ich realizacji. Wystarczy, że przy wybranym projekcie klikniesz w nazwę aktualnego statusu i na wyświetlonym formularzu wybierzesz nową nazwę statusu. Statusy ustawione są w kolejności chronologicznej.

7. Jakie są priorytety projektów i jaki mają wpływ na ich zarządzanie?

   Priorytety projektów określają ich ważność i mogą być ustalane na podstawie różnych kryteriów, takich jak termin realizacji czy znaczenie dla firmy. Wpływają one na sposób zarządzania projektami poprzez ustalenie kolejności działań oraz alokację zasobów.

8. Co należy uwzględnić podczas tworzenia wyceny?

   Podczas wyceny projektu brane są pod uwagę koszty materiałów, czas pracy pracowników, zakup lub wynajem specjalistycznego sprzętu oraz dodatkowe koszty powstałe w trakcie realizacji.

9. Kiedy skorzystać z funkcji “Dolicz marżę” ?

   Jeśli cena za jednostkę wykorzystanego materiału z magazynu ma być wyższa o ustaloną dla wszystkich rodzajów materiałów marżę, to w polu “Dolicz marzę” oznacz suwak na “Aktywny”. W ten sposób nawet przy zmianach cen zakupu, wycena będzie posiadała bezpieczną rezerwę za zużyty materiał. Wartość marży określa administrator systemu.

10. Czym różni się “projekt” od “wyceny”?

    Wycena jest kolejnym etapem dla wpisanego do systemu projektu. W podglądzie rekordu projektu należy ustawić status “W trakcie wyceny” i uzupełnić niezbędne dane potrzebne do jej stworzenia.

11. Jakie informacje zawiera wycena?

    Wycena zawiera sposób rozliczenia za usługę, zakresy prac, koszty materiałów oraz wyposażenia, oraz inne koszty z podsumowaniem końcowym.

12. Dlaczego nie mogę usunąć wyceny z systemu?

    Pamiętaj, że wycena to projekt. Nie możesz usunąć takich projektów dla których ustawiony został minimalny status “Wybrano nas do realizacji”. Można anulować taki projekt. Niedoszłe projekty to dodatkowa informacja mówiąca nam czy warto robić kolejne wyceny dla niedoszłego klienta.

13. Jak wygenerować wycenę w formacie PDF?

    Wycenę w formacie PDF wygenerujesz za pomocą przycisku funkcyjnego “Pobierz PDF” widocznego w podglądzie projektu w statusie wykonanej wyceny. System umożliwi wybór treści widocznych na pobieranym dokumencie (np. czy zawrzeć ceny za poszczególne etapy).

14. Dlaczego nie mogę wygenerować pliku PDF z wyceną?

    Wycenę w formacie PDF możesz stworzyć tylko dla projektu w którym jest przynajmniej jeden “Zakres prac” oraz podana jest końcowa “Kwota oferty”. Dodatkowo jeżeli “Kwota oferty” przekroczy kwotę z podsumowania za etapy prac, to wygenerowanie PDF z taką wyceną zostanie ograniczone do pliku jedynie z końcową ceną i listą prac (bez możliwości udostępnienia kosztów poszczególnych prac).

15. Czym jest import wyceny z pliku Norma PRO i jak go przeprowadzić?

    Import wyceny z pliku Norma PRO umożliwia automatyczne uzupełnienie pól wyceny w systemie na podstawie danych z kosztorysu przygotowanego w programie Norma PRO.

16. Dlaczego system odrzuca wgrywany plik z wyceną Norma PRO?

    Możesz wgrać plik z wyceną Norma PRO tylko do projektów ze statusem “W trakcie wyceny” lub “Wycena wstępna została wysłana”. Zmień status jeśli projekt nie posiada jednego z podanych statusów.

17. Kiedy muszę podać “Kwotę kontraktu”?

    Dla wycen ze statusem “Wybrano nas do realizacji” przed przystąpieniem do prac konieczne jest podanie “Kwoty kontraktu”.

18. Dla jakich projektów mogę zgłaszać wnioski ze zmianami?

    Zmiany w projektach możesz zgłaszać tylko dla “aktywnych” projektów oraz dla których wycena nie jest oparta na zasadzie “Czas i materiał”.

19. W którym miejscu zostanie dodana wartość za zmianę w projekcie?

    Koszty związane ze zmianami w projekcie zostaną uwzględnione raportach finansowych projektów oraz w bilansie fakturowania. Za zmiany w projektach powinna być odnotowana odrębna faktura.

20. Jak stworzyć wniosek ze zmianą w projekcie dla wyceny “Czas i materiał”?

    Jeżęli projekt jest rozliczany na zasadzie “czas i materiał” to zmiana również powinna być realizowana wg. tego schematu.

    Jeżeli musi zostać wprowadzony wniosek o zmiany to należy stworzyć nowy projekt, uwzględniający proponowaną zmianę. Po akceptacji takiej wyceny, będzie on realizowany jako oddzielne zlecenie.

21. Widzę w systemie wniosek dotyczący zmiany w projekcie, ale nie mogę zmienić jego statusu, dlaczego?

    Tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą zmieniać statusy dla złożonych wniosków dotyczących zmian w projektach.

22. Czego mogą dotyczyć wizyty kontrolne i dla jakich projektów są przeznaczone?

    Wizyty kontrolne mogą dotyczyć projektów z różnymi statusami. Przed rozpoczęciem realizacji projektu, wizytator może określić na przykład stan budynku, w trakcie trwania prac przeprowadzić kontrolę pracowników, a po ich zakończeniu określić jakość prac.

23. Kim są “Przydzieleni pracownicy” widoczni we wniosku o informację?

    Są to osoby, które po otrzymaniu informacji zwrotnej od dostawcy lub kontrahenta do którego przesłali pytanie, będą mogli zmienić status we wniosku.

24. Z jakich faktur rozliczeniowych mogę korzystać w systemie?

    W zależności od postępu prac i ustaleń ze Zleceniodawcą, system umożliwia rejestrację rozliczeń w dwóch wariantach: faktury częściowe i całościowe, lub zaliczkowe i końcowe.

25. Do czego służy sekcja “Faktur”?

    W sekcji “Faktur” możesz wystawiać faktury jako bieżące rozliczenia z klientem lub synchronizować rozliczenia z innym programem księgowym poprzez wpisywanie analogicznych rekordów do już wystawionych faktur.

26. Czy mogę zmienić sposób fakturowania po wystawieniu pierwszej faktury rozliczeniowej?

    Nie, jeśli pierwsza faktura wystawiona dla danego projektu ma określony sposób fakturowania, to kolejne faktury dla tego projektu muszą być rozliczane w ten sam sposób.

27. Czy mogę uwzględnić nierozliczony czas pracy pracowników przy kolejnej wystawianej fakturze?

    Tak, nieuregulowany czas pracy pracowników pozostanie na liście i zostanie uwzględniony w następnych rozliczeniach. Na kolejnej fakturze, daty rozliczenia czasu pracy dla tych pracowników będą odnosić się do okresu wstecznego w podglądzie szczegółowym.

28. Chcę dodać kilka umów podwykonawczych dla jednego Podwykonawcy. Czy mogę zapisać je w jednym formularzu?

    Nie, zakres każdej umowy powinien zostać określony w odrębnym formularzu. Dla umów rozliczanych na zasadzie “Czas i materiał” istotne będzie stworzenie “Historii harmonogramu pracy” w celu monitorowania postępu prac i ilości przepracowanych godzin, według których nastąpi rozliczenie za usługę.

29. Na czym polega rozliczenie wieloetapowe z Podwykonawcą?

    Rozliczenie wieloetapowe z podwykonawcą umożliwia zarządzanie płatnościami zgodnie z postępem prac oraz zapewnia kontrolę nad jakością i terminowością wykonywanych zadań. Dodatkowo, ten sposób rozliczenia pozwala uniknąć dużych płatności z góry, co z kolei może zwiększyć kontrolę nad budżetem projektu i terminowością podwykonawcy.

30. Jak rozliczyć czas pracy pracowników terenowych?

    Na podstawie “Harmonogramu prac pracownika” oraz odnotowanych zdarzeń w sekcji “Planer -> Przeglądaj wydarzenia” będziesz mógł zweryfikować wpisy rejestrowane na liście “Wynagrodzeń pracowników”. System oznacza czerwonym kolorem tła te wpisy, gdzie wystąpiły nieprawidłowości związane z czasem lub miejscem logowania się pracownika do pracy w aplikacji mobilnej.

31. Jak skorzystać z funkcji kopiowania rekordów w kalendarzu?

    Należy wybrać przycisk funkcyjny “Kopiuj” i kliknąć w miejsce w tabeli, które chcemy skopiować. Po wybraniu miejsca docelowego dla kopiowanej wartości, należy ponownie kliknąć kursorem myszki. Można tak wielokrotnie wklejać przydział.

32. Dlaczego nie mogę zmienić aktualnego zakresu prac w trwającym projekcie?

    Dla trwających projektów nie można zmieniać zakresów prac dla których powstała wycena. W takiej sytuacji należy złożyć wniosek dotyczący “Zmian w projekcie”. Po zaakceptowaniu go, nowy zakres prac pojawi się na liście projektu.

33. Jak przesunąć wpis na planerze pracy?

    Wystarczy najechać kursorem na wpis, a gdy pojawi się ikonka “wskazującego palca”, należy chwycić komórkę z wpisem i przeciągnąć ją do docelowego miejsca.

34. Dla jakiego zakresu czasu możliwe jest przesuwanie wpisów na planerze?

    Wpisy dotyczące przydziału do pracy można przesuwać w tabeli graficznej kalendarza zarówno w przód, jak i w tył (na zasadzie prawo-lewo).

35. Czy przy wznawianiu prac na wstrzymanym projekcie, ilości dni przepracowanych nie znikną z planera?

    Ilości dni przepracowanych są zapamiętane przez system niezależnie od okresu wstrzymania prac.

36. Jak mogę podejrzeć harmonogram pracownika dla wybranej daty?

    Możesz przejść do zakładki widoku harmonogramu pracy pracowników wg. pracownika i tam wybrać konkretną osobę. Możesz też przejść do listy wydarzeń harmonogramu i tam przefiltrować wg. osoby.

37. Dlaczego w harmonogramie wybranego projektu część pracowników posiada przydział oznaczony kolorem szarym?

    Przydziały oznaczone kolorem szarym oznaczają, że pracownicy zostali wcześniej wpisani na harmonogram prac innego projektu, więc nie będą mogli być przydzieleniu w tym dniu na wybrany projekt w tym samym czasie. Przydziały w kolorze niebieskim dotyczą przydziałów, aktualnie przeglądanego projektu.

38. Czy jeden pracownik może otrzymać przydział do pracy na dwóch różnych projektach w ciągu dnia?

    Tak, ale tylko wówczas jeśli zakres godzin pracy na jednym projekcie będzie inny niż na drugim (czas nie może się pokryć).

39. O czym muszę pamiętać tworząc harmonogram prac dla Podwykonawcy?

    Nie stworzysz przydziału dla podwykonawcy bez wcześniejszego załączenia do projektu spisanej umowy podwykonawczej oraz bez dodania brygadzisty podwykonawcy, który jest odpowiedzialny za raportowanie postępu pracy i obecności pracowników podwykonawcy.

40. Jak działa system GPS w kontekście lokalizacji pracowników?

    System GPS w telefonach pracowników automatycznie lokalizuje ich aktualne położenie i przesyła informacje do Contractors.es w momencie rejestrowania się w pracy oraz jej opuszczania, co umożliwia weryfikację poprawności miejsc logowania i wylogowania pracowników.

41. Czego dotyczą powiadomienia otrzymywane przez pracowników związane z miejscem ich logowania się do aplikacji?

    Pracownicy mogą otrzymać powiadomienia na swoje telefony w przypadku opuszczenia miejsca pracy przed czasem lub spóźnienia się do niego, oraz gdy ich miejsce logowania jest oddalone od adresu projektu.

42. W jakim przedziale czasu mogę wygenerować raport Zleceniodawcy dotyczący postępu prac?

    Raport możesz wygenerować w przedziale czasu do maksymalnie 30 dni.

43. Jak rozpoznam projekt realizowany na zasadzie “Czas i materiał”, przeglądając sekcję Bilans czasu projektów?

     Projekt z wyceną “Czas i materiał” rozpoznasz po niebieskim kolorze tła komunikatu widocznego na liście rekordów.

44. Co sygnalizują “Ostrzeżenia” pojawiające się na liście Bilansu czasu projektów?

    Każde ostrzeżenie określa nieprawidłowość związaną z zakresem czasu przeznaczonym na realizację projektu. Mogą to być powiadomienia o nierozliczonym czasie pracy pracowników lub przekroczeniu dni pracy.

45. Co oznacza termin “Nieokreślone” na liście z zakresem prac w podglądzie wybranego bilansu czasu pracy?

    Termin “Nieokreślone” oznacza, że przy rejestrowaniu czasu pracy pracownika nie zostały określone czynności jakimi się zajmował. Dzieje się tak przy masowej edycji obecności pracowników terenowych przez pracownika biurowego, czyli np. gdy pracownicy terenowi nie korzystają z aplikacji mobilnej lub zapomnieli zalogować się w pracy.

46. Jak ocenić rentowność projektu za pomocą “Bilansu finansowego projektów”?

    Bilans finansowy projektów prezentuje różnicę między kwotą umowną a wszystkimi poniesionymi kosztami związanymi z realizacją projektu, umożliwiając ocenę rentowności projektu.

47. Jak ocenić sprzedaż według kosztorysantów za pomocą raportu?

    Raport dotyczący Sprzedaży według kosztorysantów prezentuje informacje na temat liczby projektów zdobytych przez kosztorysantów w stosunku do wykonanych wycen.

48. Jakie informacje zawiera raport dotyczący Obecności pracowników terenowych?

    Raport dotyczący Obecności pracowników terenowych prezentuje graficznie informacje na temat braku rozpoczęcia pracy, nieprawidłowego rozpoczęcia lub zakończenia pracy oraz nieprawidłowego dystansu do pracy pracowników terenowych.

49. Czy mogę dodać kilka Celów sprzedażowych dla jednego handlowca na jeden miesiąc?

    Możesz dodać kilka celów sprzedażowych zależnych od typu projektu jednocześnie, klikając przycisk “Nowy” i wypełniając odpowiednie pola w formularzach. Nie możesz dodać kilku celów sprzedażowych na jeden miesiąc na ten sam typ projektu.

50. Dlaczego zgłaszanie problemów jest ważne w Contractors.es?

    Zgłaszanie problemów związanych z realizacją projektów ma istotny wpływ na termin zakończenia prac oraz jest kluczowe dla dokumentowania ewentualnych sporów z Zleceniodawcą.

51. Czy mogę stworzyć zgłoszenie z datą wsteczną dla problemu pogodowego w Contractors.es?

    Tak, możesz stworzyć zgłoszenia z datą wsteczną, ale pamiętaj uzupełnić ręcznie pogodę jaka wtedy panowała.

52. Dlaczego nie mogę zgłosić kilku problemów niezwiązanych z pogodą za jednym razem?

    Każde zgłoszenie musi być zarejestrowane jako osobny rekord, jeśli problem dotyczy wielu zakresów prac. Dzięki temu weryfikacja i rozwiązywanie problemów będzie łatwiejsze i czytelniejsze.