Import danych

Do użycia tej funkcji wymagana jest umiejętność eksportu danych z innego dotychczas używanego programu.

Dane, które chcesz skopiować do systemu, możesz przenieść w sposób automatyczny. Jest to proces szczególnie pomocny w sytuacji, gdy baza firmy jest bardzo obszerna, a przepisywanie (wprowadzanie ręczne danych) zajęłoby znaczną ilość czasu.

UWAGA: Import danych w systemie może wykonać tylko Administrator.

Przygotowanie pliku do importu

Plik z danymi przeznaczonymi do importu musi być odpowiednio przygotowany. Możesz go wygenerować z systemu, na którym wcześniej pracowałeś.
Importer systemu Contractors.es obsługuje następujące typy plików: *.CSV; *.XLSX.

UWAGA: Dane te muszą być ułożone w kolumnach, zgodnie z opisanymi nagłówkami, jak pokazano poniżej.

Przykład: Dane do importu należące do grupy “Kontakty”.

Imię
Nazwisko
Tytuł
Firma (dokładna nazwa firmy - musi znajdować się w systemie)
Firma - ID rekordu (nr ID firmy znajdującej się w systemie Contractors.es)
Firma - Zewnętrzne ID
Telefon służbowy
Telefon komórkowy
Faks
Email
Adres www
Adres 1, 2
Miasto
Kraj
Kod państwa w systemie ISO (dla Polski będzie: PL)
Województwo
Kod województwa
Dział (nazwa musi istnieć w systemie)
Grupy (grupy muszą być zdefiniowane w systemie i należy je oddzielić między sobą przecinkami lub kreską pionową)

Podstawowy import danych

Aby rozpocząć import danych, przejdź do modułu importowania danych w menu systemu: Admin → Import.
Kliknij przycisk “Nowy” w prawym górnym rogu ekranu.
W formularzu określ typ pliku, który ma zostać zaimportowany.

UWAGA: System pozwala zaimportować dane tylko do grup: “Kontakty”, “Firmy”, “Wyposażenie” oraz “Magazyn Materiałów”. W tych grupach statystycznie danych do importu może być najwięcej.

UWAGA: Uzupełnienie jak największej ilości pól przeznaczonych do importu za jednym razem znacząco przyspieszy sam proces przenoszenia danych. Podgląd pól w wybranych grupach docelowych (typach rekordów) jest dostępny poprzez przejście np. do tworzenia takiego rekordu:

CRM → Kontakty
CRM → Firmy
Wyposażenie → Lista wyposażenia
Magazyn materiałów→ Lista materiałów

Wgraj z dysku przygotowany w odpowiednim formacie plik z danymi (*.CSV; *.XLSX).
Zapisz wgrany plik do systemu za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

Przyporządkowywanie kolumn

Samo wgranie przygotowanego pliku nie wprowadzi danych do odpowiednich pól w systemie. Należy powiązać nazwy pól z polami dostępnymi w formularzach danych grup, które chcesz importować.

Wybierz na liście wgranych rekordów ten rekord, którego kolumny z pliku chcesz powiązać z danymi w systemie jako pierwsze.
Przejdź do jego “Edycji”.
Uzupełnij pola w formularzu, wybierając z listy odpowiednie kolumny z wgranego pliku.
Zaznacz pole “Procesuj Plik” jako aktywne.
Zapisz wprowadzone dane przyciskiem “Zatwierdź” znajdującym się u dołu formularza.

UWAGA: Jeżeli nie ustawisz poprawnie przyporządkowania kolumn system nie pozwoli na wykonanie importu.

PAMIĘTAJ: Poprawnie zaimportowane pliki na liście rekordów, otrzymają status “Ukończone”.

UWAGA: Rekord z tym statusem nie będzie miał możliwości jego dalszej edycji.